Artykuł opisuje proces i zakres wdrożenia xSale realizowanego w ramach pakietu wdrożeniowego pod klucz. Prace obejmują okres od momentu podpisania zamówienia do rozpoczęcia prac z systemem.
Opiekun wdrożenia
Po dopięciu formalności związanych z zamówieniem, tworzymy projekt w systemie Futuriti i przypisujemy opiekuna wdrożenia. Opiekun jest odpowiedzialny za całe wdrożenie, szkolenie oraz pomoc i wsparcie przy rozpoczęciu prac z xSale. Z pierwszym kroku, gdy opiekun otrzyma Twój projekt skontaktuje się z Tobą aby omówić kroki wdrożenia i ewentualnie powie czego potrzebuje do sprawnej realizacji wdrożenia z Twojej strony.
Co potrzebne do startu
W ramach xSale możliwe jest uruchomienie wielu integracji z kanałami sprzedaży, z kurierami czy procesów usprawniających sprzedaż. Przy pełnej wersji xSale dodawanie kolejnych kanałów sprzedaży czy kurierów jest bezpłatne i nielimitowane. Musimy jednak określić co jest potrzebne na start tj. moment, kiedy my zaczynamy świadczyć usługę a Ty – korzystać z systemu. Opiekun poprosi o wyszczególnienie „z czym startujemy” (np. 2 konta Allegro, 1 sklep Shoper, kurier DPD, Comarch Optima). Kolejne integracje, które nie są potrzebne na start będziemy mogli dodać już w trakcie korzystania z xSale. Rezultatem spotkania jest dokument „Plan sukcesu”.
Dane konfiguracyjne
Wraz z zamówieniem otrzymaliście do uzupełnienia pliki/formularze z danymi potrzebnymi nam do konfiguracji xSale. Żadne pytanie nie jest przypadkowe dlatego ważne, aby pliki/formularze były uzupełnione kompletnie. Aby sprawnie przeprowadzić wdrożenie musimy mieć dane do wszystkich integracji, które są potrzebne do startu.
Prace nad wdrożeniem rozpocząć możemy po uzyskaniu wszystkich i kompletnych danych do integracji, które zostały określone jako konieczne do startu.
Konfiguracja i testy
Opiekun wdrożenia na podstawie zebranych informacji i danych przeprowadzi pełną konfigurację xSale oraz przeprowadzi niezbędne testy tj. spróbuję odtworzyć te czynności, które będą wykonywane na Twojej bazie xSale po rozpoczęciu pracy. Wystawimy testową ofertę, sprawdzimy poprawność jej synchronizacji, wykonamy zamówienie testowe, wygenerujemy list przewozowy itp.
Proces konfiguracji obejmuje m.in.:
- Konfiguracja integracji z ERP, sklepami, platformami eCommerce, Kurierami
- Konfiguracja słownika płatności oraz ich mapowań (między eCommerce a ERP)
- Konfiguracja słownika dostaw oraz ich mapowań (między eCommerce a ERP)
- Import ofert z platform
- Import towarów z sytemu ERP
- Wsparcie w zakresie łączenia ofert z towarami, przy czym samego połączenia konsultant nie realizuje
- Przygotowanie stanowisk do wydruków etykiet
- Konfiguracja procesów automatycznych
Zakres konfiguracji jest uzgadniany na pierwszym spotkaniu i ma odzwierciedlenie w „Planie sukcesu”.
Szkolenie i start prac
W chwili gdy zakończymy prace konfiguracyjne i testy po naszej stronie, umawiamy się na szkolenie on-line. Podczas szkolenia opiekun pokaże Ci wszystkie niezbędne funkcje systemu, omówi sposób działania xSale oraz wspólnie przetestujecie system i potwierdzicie jego poprawne działanie.
Po potwierdzeniu poprawności działania poprosimy Cię o odbiór naszych prac poprzez podpisanie protokołu rozpoczęcia świadczenia usługi. Na protokole jest pomocnicza checklista podstawowych funkcjonalności systemu, na której możesz odznaczyć przetestowane funkcje. Po otrzymaniu skanu podpisanego protokołu, przekażemy Ci dostęp do xSale.
Protokół rozpoczęcia świadczenia usługi
Protokół jest niezbędnym elementem do rozpoczęcia pracy z xSale. Potwierdza on, że wykonaliśmy konfigurację i przekazaliśmy państwu dostęp do działającego systemu czyli w skrócie – potwierdza on moment startu pracy z xSale. Od tego momentu rozpoczynamy świadczenie gwarancji oraz wsparcia. Do czasu otrzymania protokołu możemy jedynie przeprowadzać prace konfiguracyjne.
Wsparcie xSale HelpDesk
Podstawowymi metodami uzyskiwania informacji, które są zawsze dostępne są Pomoc oraz grupa użytkowników xSale na Facebook. Do zapoznania się z nimi zapraszam już teraz.
Na każdym kroku wdrożenia opiekun jest do Twojej dyspozycji i postara się szybko odpowiedzieć na Twoje pytania i rozwiać niejasności.
Po rozpoczęciu pracy z xSale startuje Państwa pakiet po-wdrożeniowy. W ramach pakietu mają Państwo miesiąc wsparcia naszego helpdesku, który odpowie na wszystkie Państwa pytania związane z xSale, dokona zmian w konfiguracji lub zaprezentuje użycie zaawansowanych, dostępnych w xSale funkcji. Pakiet wdrożeniowy dotyczy zapytań o działanie i zmian.
Po zakończeniu pakietu wdrożeniowego dalej możesz korzystać z naszej pomocy w ramach dostępnego planu wsparcia. Szczegóły planów wsparcia, dostępne w tym miejscu.
Problemy, błędy, awarie
xSale jest systemem, który żyje i codziennie się zmienia np. poprzez wdrożenie nowych funkcji. Mimo wielostopniowej weryfikacji wdrażanych zmian i setkach testów automatycznych, przy tak rozbudowanym systemie nie unikniemy 100% problemów. W przypadku błędów lub awarii to również helpdesk przyjmuje zgłoszenia, jednak różnica jest taka, że błędy i awarie można zgłaszać zawsze i ich obsługa i naprawa jest bezpłatna i nielimitowana (nie tylko w ramach trwającego pakietu).
