Intensywnie rozbudowujesz ofertę w wielu kanałach sprzedaży? Często aktualizujesz dane o produktach? Poszukiwanie informacji na ich temat zajmuje Ci dużo czasu? Jeśli tak, zainteresuje Cię najpewniej system PIM. To rozwiązanie, które pozwala zautomatyzować wiele czynności, a co za tym idzie – zwiększyć efektywność Twojej firmy. Jak może Ci on pomóc? I jakie korzyści wynikają z jego stosowania? Odpowiadamy.
Co to jest system PIM?
W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, czym jest system PIM (ang. Product Information Management). Tak więc w najprostszym tłumaczeniu jest to program do zarządzania informacją produktową. Wszystko w celu efektywniejszego administrowania danymi w obszarze asortymentu sklepu internetowego.
Jest to ważne zwłaszcza dziś, kiedy cyfrowy ekosystem informacji jest mocno rozbudowany (m.in. dane techniczne, grafiki, materiały wideo, opisy, certyfikaty), a przecież jeden produkt może występować w wielu wariantach (np. różna waga, kolor) i językach, jeżeli jest sprzedawany na rynkach zagranicznych. Co więcej, poszczególne produkty są powiązane np. z cennikami, katalogami, materiałami reklamowymi, wpisami na bloga, podobnym asortymentem, częściami zamiennymi, akcesoriami, porównywarkami cenowymi itp.
Tak duża liczba danych i informacji sprawia, że ich uporządkowanie jest niezwykle trudne. Oprócz tego wprowadzenie informacji i ich edycja to zajęcie bardzo czasochłonne. Skutkuje to również licznymi pomyłkami, przez co informacje o produkcie na różnych kanałach nie są ze sobą spójne.
Rozwiązaniem wszystkich tych problemów jest właśnie system PIM. Pozwala on w szybki i wygodny sposób zarządzać informacją produktową.
Jak działa oprogramowanie PIM?
Program PIM można zintegrować z zewnętrznymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi przez sklep internetowy. Pozwala on gromadzić, administrować i rozszerzać dane o produktach. Daje też możliwość wykorzystać te informacje w wielu różnych kanałach dystrybucji i reklamy (np. strona WWW sklepu, platformy e-commerce, katalogi promocyjne). Zarządzanie i administracja danymi są szybsze i znacznie efektywniejsze.
Samo działanie systemu PIM można sprowadzić do trzech kroków:
- Krok I: zebranie informacji i zgromadzenie ich w centralnej bazie danych.
- Krok II: uzupełnianie informacji i klasyfikacja asortymentu w programie PIM.
- Krok III: rozpowszechnianie informacji do różnych kanałów dystrybucji.
System PIM jest więc zewnętrzną bazą produktów, jaką można wykorzystać w różnych kanałach sprzedaży i reklamy. Wystarczy wprowadzić produkty wraz z przypisanymi danymi do oprogramowania PIM, a następnie importować asortyment w wybrane miejsca.
Korzyści ze wdrożenia systemu PIM
System PIM ma mnóstwo zalet. Do największych korzyści zastosowania oprogramowania PIM należą m.in.:
- spójna komunikacja na wszystkich kanałach i platformach;
- sprawne zarządzanie informacją produktową;
- konsolidacja danych o asortymencie;
- działania reklamowe na wielu kanałach;
- zarządzanie treściami produktowymi z jednego panelu;
- wzrost sprzedaży;
- baza danych zsynchronizowana w czasie rzeczywistym;
- mniej błędów w obszarze przechowywania, zarządzania i aktualizowania danych;
- możliwość posiadania większego asortymentu towarów w e-sklepie;
- oszczędność czasu względem ręcznego wprowadzania danych;
- łatwiejsza ekspansja na rynki zagraniczne;
- niższy koszt zarządzania kontentem;
- spójność danych i informacji we wszystkich kanałach sprzedaży;
- szybsze odnalezienie produktu i powiązanych z nimi informacji;
- prostsze wdrażanie nowoczesnych technologii;
- mniejsza liczba zwrotów;
- pozytywne wrażenia użytkownika;
- minimalizacja kosztów administracyjnych związanych z aktualizacją treści produktowych.
Wzrost sprzedaży i niższe koszty
Szczegółowe, wyczerpujące informacje na temat produktów pozwalają klientom szybciej i chętniej podejmować decyzję o zakupie. Co więcej, unikalny i profesjonalny content pozytywnie wpływa na SEO oraz zwiększanie ruchu organicznego w danym sklepie internetowym, zapewniając przy okazji przewagę konkurencyjną. To wszystko przekłada się z kolei na większą sprzedaż. Niższe koszty wiążą się z kolei z redukcją pomyłek, a co za tym idzie – mniejszą ilością zwrotów. Jest to o tyle istotne, że to właśnie niekompletne opisy i dane są najczęstszą przyczyną odsyłania towarów, co z kolei wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów.
Zsynchronizowana baza danych
Dzięki oprogramowaniu PIM zyskasz zsynchronizowaną i aktualizowaną w czasie rzeczywistym bazę. Pozwoli Ci ona na dostęp do danych, da Ci możliwość ich edycji oraz eksportu, z niemal każdego miejsca na świecie, o każdej porze. Taka baza ułatwi Tobie również współpracę np. z fotografami, copywriterami, grafikami oraz agencjami SEO – zarówno wtedy, gdy zatrudniasz jedną z tych grup, jak i wszystkie. Dzięki bazie mogą one pracować w tym samym czasie nad różnymi elementami contentu, publikując je w jednym, dostępnym dla wszystkim miejscu. To z kolei sprawia, że nie trzeba wysyłać do każdego z nich nieskończonej liczby e-maili.
Zsynchronizowana baza danych przyda się również wtedy, gdy będziesz chciał mieć wszystkie istotne informacje o produktach w jedynym pliku. Oprogramowanie pozwala także na dużo szybszy dostęp do ważnych danych, np. specyfikacji konkretnego produktu – nie musisz dzięki niemu przekopywać się przez dziesiątki arkuszy kalkulacyjnych czy setki baz danych, które nierzadko działają bardzo powoli. System PIM wyklucza również błędy związane z nieaktualnymi informacjami oraz produktami, których już nie ma w ofercie danego sklepu.
Jak widzisz, centralna, zsynchronizowana baza danych rozwiązuje wiele problemów. Warto powiedzieć jeszcze o dwóch kwestiach. Jeżeli wszystkie informacje na temat produktów przechowujesz wyłącznie w sklepie internetowym, musisz pamiętać, że w przypadku poważnej awarii możesz je po prostu w całości utracić. Uszkodzeniom nierzadko ulegają również pliki np. opisami produktów czy ich atrybutami. Ponadto wiele danych możesz stracić w wyniku konfliktu z pracownikiem odpowiedzialnym za redakcję treści – może on w pewnym momencie odejść, nie pozostawiając Ci efektów swojej pracy. Powiedzmy sobie wprost: w życiu bywa różnie i warto się na wszelki wypadek zabezpieczyć, przechowując wszystkie istotne informacje w jednej bazie.
Spójna komunikacja w różnych kanałach
Program PIM pozwala na spójną komunikację w różnych kanałach sprzedaży, w tym m.in. na platformach handlowych, serwisach internetowych, aplikacjach, mediach społecznościowych, wiadomościach e-mailowych, newsletterach, filmach wideo, e-publishingu czy też platformach sprzedaży B2B, a także w drukowanych katalogach czy też kartach produktowych PDF. Wynika to z tego, że wszystkie istotne informacje pobierane są z jednego źródła. To również bardzo duże ułatwienie dla działu marketingu, który nie musi dzięki temu pracować z każdą informacją produktową osobno, na wielu platformach obsługi danych kanałów.
Rozwiązanie problemu duplikowania treści
Jeżeli chcesz wstawić ten sam produkt, musisz pamiętać, aby nie umieszczać przy nim tej samej treści. Dzięki kategoryzacji możesz monitorować, czy w każdym kanale sprzedaży występują unikalne opisy. To bardzo ważne, ponieważ zduplikowany content negatywnie wpływa na SEO, jak również widoczność poszczególnych produktów w wyszukiwarkach.
Oszczędność czasu i energii pracowników
Bardzo ważne jest to, że program PIM eliminuje problem manualnego wprowadzania danych oraz przeskakiwania pomiędzy poszczególnymi marketplace’ami, aby dokonać np. małej zmiany w opisach. To z kolei sprawia, że zyskuje się dużo czasu, który Ty lub Twoi pracownicy mogą przeznaczyć na inne, istotniejsze dla rozwoju firmy zadania (zamiast poświęcać czas na sprawdzanie poprawności danych). Przykładowo, Twój zespół może się w tym czasie zająć się przygotowywaniem skuteczniejszych opisów SEO, które przyczynią się finalnie do zwiększenia konwersji. Jak się okazuje, profesjonalny system PIM potrafi zautomatyzować aż do 80% zadań, które do tej pory były wykonywane ręcznie.
Brak konieczności korzystania z arkuszy kalkulacyjnych
Z arkuszy kalkulacyjnych możesz korzystać nawet za darmo, jednak lista ich zalet właściwie się na tym kończy – zwłaszcza, jeśli w grę wchodzi zarządzanie sklepem internetowym. Przede wszystkim nie wspierają one, tak jak system PIM, standaryzacji danych. Oznacza to, że każdy produkt może być w nich opisany w zupełnie inny sposób, bez zachowywania względnego porządku. Co więcej, nie da się dodawać do nich zdjęć, grafik czy filmów produktowych, co często bardzo utrudnia pracę. Ważne jest również to, że korzystanie z jednej, aktualizowanej na bieżąco bazy danych chroni firmę przed sytuacją, w której krążą różne wersje tych samych dokumentów, co z kolei grozi przeoczaniem wielu istotnych informacji.
Szybsze wprowadzanie produktów na rynek krajowy i zagraniczny
Bardzo ważne jest również to, że oprogramowanie PIM pozwala sprawniej wprowadzać produkty na rynek – szacuje się, że operacje tego typu wykonywane są szybciej o 10%, a na zagranicznym rynkach jeszcze żwawiej. Cóż, warto o tym pamiętać – jeżeli kiedykolwiek samodzielnie próbowałeś to robić, wiesz, że pochłania to mnóstwo czasu. Tymczasem w przypadku systemu PIM wystarczy, że pobierzesz opisy i atrybuty od dystrybutora, zedytujesz je i umieścisz dany produkt na stronie swojego sklepu. Dzięki temu możesz je sprzedawać długo przed tym, zanim zacznie to robić Twoja konkurencja.
Warto zaznaczyć, że system zarządzania informacją produktową pomaga rozpocząć sprzedaż na rynkach zagranicznych. Umożliwia on bowiem zarządzanie tłumaczeniami i wprowadzanie dla produktów nowych wersji językowych, nie musząc przy tym osobno zmieniać informacji w poszczególnych kanałach sprzedaży. W systemie PIM możesz ponadto dopasować treści nie tylko pod względem językowym, ale także kulturowym, tak aby oferta była idealnie dopasowana do potrzeb klientów mieszkających w określonych rejonach świata.
Łatwiejsze poszerzanie asortymentu
Zależy Ci na systematycznym zwiększaniu asortymentu? Chcesz wprowadzać regularnie nowe produkty bądź inne warianty flagowych towarów? Z systemem PIM zrobisz to szybko i sprawnie. Wynika to z tego, że profesjonalne oprogramowanie posiada funkcję mapowania, która bardzo się przydaje przy wprowadzaniu nowych produktów.
Przykładowo, mapowanie parametrów pozwala np. pobrać z Allegro parametr Kolor i przypisać go do parametru Farbe, który został pobrany z eBay. Dzięki temu nie trzeba uzupełniać dwóch parametrów osobno – w ten sam sposób można mapować parametry z innych integracji. W programach tego typu powinna znaleźć się również funkcja mapowania grup, która działa w bardzo podobny sposób – mapuje ona jednak kategorie towarów, które pochodzą z różnych integracji.
Co więcej, możliwość szybszego zwiększania asortymentu wiąże się z tym, że dzięki programowi PIM nie musisz poświęcać aż tak dużo czasu na zarządzanie dostępnymi już w Twoich kanałach produktami oraz dzięki temu, że pozwala on prowadzić sprawne działania marketingowe omnichannel.
Wyższa jakość obsługi klienta
Dzięki rozbudowanym informacjom o produktach liczba zapytań klientów wyraźnie się zmniejsza. Ponadto osoby, które zamawiają dany produkt, otrzymują dokładnie to, czego oczekują – nie są więc rozczarowane. Co więcej, osoby zajmujące się obsługą klientów mogą znacznie szybciej odpowiadać na ich ewentualne zgłoszenia. Ponadto, oprogramowanie PIM wpływa na lepsze customer experience – jest to możliwe dzięki dostarczaniu im spójnych informacji na temat produktów na wszystkich etapach ścieżki zakupowej.
Łatwiejsza optymalizacja pod SEO
Oprogramowanie PMI pozwala również na szybszą optymalizację produktów pod SEO. Jeżeli zatrudnisz w tym celu np. odpowiednią agencję, system zarządzania informacją produktową znacznie jej to ułatwi, zwłaszcza jeśli prowadzisz większy sklep internetowy. Ważne jest również to, system zarządzania informacją produktową pozwala sprawdzać, które towary posiadają opisy niekompletne, a następnie – odpowiednio je uzupełnić.
Możliwość uruchomienia nowych kanałów sprzedaży
Jeśli chcesz więcej zarabiać, możesz zdywersyfikować źródła przychodu i zacząć sprzedawać w innych kanałach. System zarządzania informacją produktową zdecydowanie to ułatwia. Sklep internetowy stanowi podstawowe wsparcie sprzedaży stacjonarnej – możliwości jest jednak dużo więcej, a każdy kanał pozwala na dotarcie do nowych klientów. Jest to istotne o tyle, że współczesny klient niejednokrotnie potrzebuje kilku punktów styku, aby podjąć decyzję zakupową.
Prawdą jest, że przy uruchamianiu kolejnego kanału sprzedaży często pojawiają się schody – system PIM eliminuje jednak wiele trudności. Dzięki niemu w jednym panelu możesz ustawić różne ceny oraz rabaty dla różnych kanałów. Co więcej, oprogramowanie to sprawia, że nie musisz weryfikować opisów produktowych w nieskończoność, co jest bardzo ważne, ponieważ rozwój nowych kanałów sam w sobie wymaga sporo czasu.
Wsparcie dla wielu zespołów
System PIM pomaga w lepszym zarządzaniu różnymi zadaniami. Przykładowo, w dziale marketingu pozwala on szybko i łatwo podzielić produkty do opracowania. Ze względu na to, że wszelkie informacje aktualizowane są w czasie rzeczywistym, można też w dowolnym momencie sprawdzać status wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników.
Ze względu na to, że oprogramowanie PIM maksymalnie upraszcza przepływ informacji o różnych produktach, kiedy jedna osoba wykona swoje zadanie (i np. umieści fotografię produktu), można automatycznie przekazać obowiązki kolejnej osobie (np. odpowiedzialnej za opisy). Co więcej, oprogramowanie tego typu ułatwia współpracę wielu zespołom, np. działu marketingowego z handlowym i projektowym. Aby cały proces przebiegał bez zbędnych komplikacji, warto szczegółowo omówić obowiązki oraz uprawnienia poszczególnych pracowników.
System PIM niewątpliwie ułatwia również pracę w trybie zdalnym. O tym, jak bardzo jest to ważne, przekonaliśmy się podczas pandemii. Zgromadzenie wszystkich danych w jednej bazie sprawia, że wszyscy pracownicy mogą bez problemu wykonywać swoje obowiązki, nawet jeśli zespół jest rozproszony i każdy pracuje z innego miejsca na świecie.
Łatwiejszy rozwój firmy
Jeśli zależy Ci na dynamicznym rozwoju sklepu internetowego, system PIM to absolutna podstawa. Wynika to z tego, że działanie wszystkich nowoczesnych technologii opiera się na danych. Wymagane są one m.in. w chatbotach, sztucznej inteligencji, narzędziach voice-commerce, rzeczywistości rozszerzonej czy inteligentnej personalizacji. Dzięki temu, że oprogramowanie to centralizuje dane o konkretnych towarach, są one od razu dostępne w przypadku rozpoczęcia pracy z innowacyjnymi systemami. Pomaga ono też szybciej implementować nowe rozwiązania marketingowe i sprzedażowe, bez potrzeby nadmiernego zaangażowania.
Kto i kiedy powinien zainwestować w system PIM?
System PIM doskonale sprawdzi się zwłaszcza w dużych sklepach internetowych, które prowadzą sprzedaż omnichannel. Związane jest to z tym, że dane na temat towarów znajdują się w tym przypadku w wielu różnych miejscach, np. na platformach handlowych oraz w mediach społecznościowych. Oprogramowanie przyda się im również ze względu na to, że posiadają oni często szeroki i zróżnicowany asortyment, a ich produkty występują w różnych wersjach.
Z systemu zarządzania informacją produktową z powodzeniem mogą korzystać również sklepy małe, które chcą dynamicznie się rozwijać. Przyda się on także firmom współpracującym z wieloma dostawcami. Usatysfakcjonowani nim będą właściciele sklepów, którym zależy na usprawnieniu przepływu informacji w zespole. Chcesz ograniczyć ilość powtarzalnych czynności w firmie? Jeśli tak, to rozwiązanie jest również dla Ciebie. Potencjał oprogramowania PIM docenią też dystrybutorzy, producenci oraz hurtownie.
Bezsprzecznie system PIM to bezcenne narzędzie dla wielu sklepów z branży e-commerce. Warto rozważyć wdrożenie systemu zarządzania informacją produktową, jeżeli:
- e-sklep ma wiele różnych produktów w asortymencie;
- sklep internetowy korzysta z wielu kanałów dystrybucji i reklamy;
- produkty mają niepełne lub niewłaściwe dane i atrybuty;
- pojawiają się błędy w opisach produktów;
- widoczne są problemy z aktualizowaniem kart produktowych;
- sklep WWW ma wiele źródeł danych o produktach;
- asortyment występuje w kilku wersjach językowych;
- nazwy i opisy produktów są niepoprawne pod kątem SEO.
Jakie funkcje musi posiadać system PIM dla e-commerce?
System PIM na pewno jest oprogramowaniem niezwykle przydatnym firmie z branży e-commerce. Oczywiście pod warunkiem, że oprogramowanie PIM ma właściwe funkcje. O tym, jak funkcjonalny może być system zarządzania informacją produktową najlepiej świadczy program PIM od xSale. Do jego funkcji należą m.in.:
- RestAPI,
- łatwy eksport towarów,
- możliwość masowego przesyłania towarów,
- autorska struktura kategorii i parametrów produktów,
- szeroki katalog kategorii produktów,
- szybsze tworzenie oraz publikowanie materiałów marketingowych i SEO;
- różne języki opisów,
- synchronizowanie danych z ERP,
- responsywność,
- wielojęzyczność,
- mnóstwo dostępnych walut w bazie,
- standardowe i niestandardowe jednostki miary,
- rozbudowany import kartotek towarowych (m.in. csv, BMECat),
- przypisywanie ról i uprawnień dla użytkowników,
- parametry i kategorie platform e-commerce,
- możliwość integracji z innymi systemami,
- domyślne języki dla platform e-commerce.
Najlepszy system PIM
Widać wyraźnie, że system PIM xSale spełnia wszystkie wymagania stawiane przed takim oprogramowaniem. Z pewnością wprowadzi on biznes online na wyższy poziom, skutecznie wspomagając firmę w zarządzaniu istotnymi informacjami dotyczącymi asortymentu. Na tle konkurencji (m.in. Akeneo, Pimcore, Salsify, Stibo) PIM od xSale wyróżnia się kilkoma niezwykle ważnymi cechami, dzięki którym jest to obecnie bezkonkurencyjne rozwiązanie w obszarze systemów zarządzania informacją produktową.
Jeżeli zdecydujesz się na program PIM xSale, otrzymujesz możliwość zarządzania użytkownikami przez przypisywanie im roli do osobnych funkcji systemu (np. katalog towarów, oferta, zamówienia). To samo dotyczy ich przeglądania, dodawania i edytowania. W końcu to praca w środowisku xSale RestAPI z zaawansowanymi funkcjami eksportu i importu informacji produktowych. System jest też zintegrowany z platformami e-commerce, systemami ERP oraz firmami spedycyjnymi.
Podsumowując, nie ulega wątpliwości, że system PIM to bezcenne narzędzie w obszarze zarządzania kategoryzacją produktów. W ramach jednego panelu administracyjnego można zarządzać informacjami o asortymencie, dodając i uaktualniając produkt w centralnej bazie, a następnie automatycznie aktualizując we wszystkich kanałach docelowych. Bezsprzecznie znacząco usprawnia to zarządzanie informacjami o produkcie i wszystkim, co się z nim wiąże.
