Proces wdrożenia

Artykuł opisuje proces realizacji pakietu wdrożeniowego „pod klucz” oraz etapy jakie będą podejmowane od momentu podpisania zamówienia do rozpoczęcia prac z system.

Etapy wdrożenia

Spotkanie:

Jest to moment, w którym ustalany jaki jest zakres wdrożenia. Przygotowywane są informacje, które będą potrzebne do wdrożenia, a ten dokument jest nazywany „Planem sukcesu”. W zebranych punktach będą przedstawione zakresy takie jak:
- integracje jakie będą dodawane w pierwszej kolejności, a jakie w późniejszym etapie,
- jakie procesy automatyczne mają zostać przygotowane,
- z jakich usług kurierskich będzie korzystał klient.
Konfiguracja:

Dla klienta są przygotowywane integracje, które następnie są testowane przez dział xSale.
Testowanie przez wdrożeniowca polega na czynność odtwarzanych w panelu xSale jakie będą wykonywane w Twojej bazie, po wykonanym wdrożeniu (wystawienie testowej ofert, weryfikacja poprawności jej synchronizacji, wykonanie testowego zamówienia wraz w wygenerowaniem listu przewozowego i itp.).
```
WAŻNE: wraz z zamówieniem na xSale zostały przesłane do uzupełnienia pliki oraz formularze, które należy uzupełnić w sposób pełny i poprawny (żadne z zawartych pytań nie jest przypadkowe, stąd ważne jest to, aby były uzupełnione kompletnie). Te informacje przekładają się na start z działaniem programu.
```
Prace nad wdrożeniem możemy rozpocząć tylko wtedy, gdy uzyskamy wszystkie i kompletne dane do integracji, określone jako konieczne do startu.
Szkolenie:

Spotkanie szkoleniowe on-line wykonywane jest po pracach konfiguracyjnych i testach jakie wykonywane są po naszej stronie. Samo szkolenie ma charakter następujący:
- na spotkaniu szkoleniowym są pokazywane niezbędne funkcje systemu do pracy z programem,
- weryfikowane są założenia oraz czy wybrana integracja działa zgodnie z opisanymi krokami w „Planie sukcesu”.
- przekazywany jest dostęp do panelu xSale dla klienta.
Po potwierdzeniu poprawności działania poprosimy Cię o odbiór naszych prac poprzez podpisanie protokołu rozpoczęcia świadczenia usługi.
Protokół:

Sam ten dokument jest niezbędnym elementem do rozpoczęcia prac z xSale. Potwierdza on wykonanie przez nas prac i przekazanie Państwu dostęp do działającego systemu. Do czasu otrzymania protokołu możemy jedynie przeprowadzać prace konfiguracyjne, a od momentu jego podpisania rozpoczynamy świadczenie gwarancji oraz wsparcia.

Dokument ten, to:
- aby działać produkcyjnie z panelem xSale podpisywany jest z klientem protokół. Od tego momentu klient korzysta z naszego wsparcia przy rozpoczęciu prac,
- na wskazanym protokole znajduje się pomocnicza checklista podstawowych funkcjonalności systemu, na której możesz odznaczyć przetestowane funkcje,
- na bieżąco są udzielane odpowiedzi na pytania w trakcie działań klienta, jak także rozwiązywane są ewentualne problemy jakie podczas pracy mogą się pojawić.
Po otrzymaniu skanu podpisanego protokołu przekażemy Ci dostęp do xSale.
Spotkanie dodatkowe:
- drugie spotkanie odbywa się po tygodniu od momentu zakończenia szkolenia podstawowego,
- przy drugim spotkaniu są pokazywane bardziej zaawansowane funkcje xSale,
- to również jest czas na to, aby wsparcie xSale odpowiadało na pytania, jakie mogły się pojawić przy testowaniu.
Kolejne spotkanie wdrożeniowe:
- ustalane co dwa tygodnie.
Proces ten wykonywany jest przez przypisanego opiekuna, który jest odpowiedzialny za całe wdrożenie, szkolenie oraz udzielanie pomocy przy rozpoczęciu prac z xSale. Opiekun może się z Tobą skontaktować, po otrzymaniu projektu, aby omówić podstawowe kroki wdrożenia i ewentualnie powie jakie dane są mu jeszcze potrzebne w celu realizacji celu.

Start – co jest potrzebne:

W ramach xSale wykonywane są kroki dodawania wielu integracji m.in. z kanałami sprzedaży, z kurierami, czy też aktywacją procesów automatycznych jakie mają usprawnić sprzedaż. W tym etapie określane są ramy „na start”, tj.: kiedy zaczyna być świadczona usługa przez nas (przygotowanie integracji, np.: 2 konta Allegro, 1 sklep Shoper, kurier DPD, Comarch Optima), a Ty od kiedy zaczynasz korzystać z systemu.

Kolejne integracje, jakie nie był wymagane przy starcie, będziemy mogli dodać już w trakcie korzystania z xSale.
Rezultat tego spotkania jest utworzenie dokumentu „Plan sukcesu”.

Konfiguracja i testy:

Po zebranych pełnych informacjach oraz danych konfiguracyjnych, jakie zostały wdrożone do programu, opiekun rozpoczyna niezbędne testy. Proces konfiguracji obejmuje następująco:

konfiguracja integracji z ERP, sklepami, platformami eCommerce, kurierami,
konfiguracja słownika płatności oraz ich mapowań (między eCeommerce a ERP),
konfiguracja słownika dostaw oraz ich mapowań (między eCommerce a ERP),
import ofert z platform,
import towarów z systemu ERP,
wsparcie w zakresie łączenia ofert z towarami (przy czym samego połączenie konsultant nie realizuje),
przygotowanie stanowisk do wydruków etykiet,
konfiguracja procesów automatycznych.

Zakres tej konfiguracji jest uzgadniany na pierwszym spotkani i ma odzwierciedlenie w „Planie sukcesu”.

Wsparcie xSale HelpDesk

Podstawowymi metodami uzyskiwania informacjami, które są zawsze dostępne w pomoc oraz grupa użytkowników xSale na Facebook. Zapraszamy do zapoznania się z nimi już teraz.

Na każdym kroku opiekun wdrożenia jest do Twojej dyspozycji, aby odpowiedzieć na pytania i niejasności w jak najszybszym czasie jest to możliwe.

Po zakończeniu procesu wdrożenia i rozpoczęciu pracy z xSale (produkcyjnie) startuje Państwa pakiet po-wdrożeniowy, który dotyczy miesięcznego wsparcia naszego helpdesku (dotyczące zapytań o działanie i zmian). Takie wsparcie dotyczy również:

odpowiedzi na wszelkie pytania związane z xSale,
dokonywanie zmian w konfiguracji,
prezentacja użycia zaawansowanych funkcji dostępnych w xSale.

Po zakończeniu pakietu wdrożeniowego dalej możesz korzystać z naszej pomocy w ramach dostępnego planu wsparcia. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami planów wsparcia.
Sam system xSale jest programem, który jest „żywym organizmem” i codziennie się zmienia, np.: poprzez wdrożenia nowych funkcji. Pomimo wielostopniowej weryfikacji wdrażanych zmian i setek testów automatycznych, przy tak rozbudowanym systemie, nie jesteśmy w stanie uniknąć 100% problemów (takich jak awarie, czy błędy). W tych przypadkach helpdesk przyjmuje zgłoszenia, które zawsze są przez nas obsługiwane i ich naprawa jest bezpłatna i nielimitowana (nie tylko w ramach trwającego pakietu).

Pierwsze kroki

Proces wdrożenia