Podczas synchronizacji kontrahenta do Comarch ERP Optima xSale nie opiera się wyłącznie na polu Kod widocznym na karcie kontrahenta. System korzysta także z technicznego powiązania z kontrahentem po stronie ERP, dzięki czemu łatwiej rozpoznać istniejącą kartę i ograniczyć ryzyko tworzenia duplikatów.
W tym artykule znajdziesz
- jak xSale rozpoznaje kontrahenta przy wysyłce do Comarch ERP Optima,
- jak działa techniczne powiązanie kontrahenta z ERP,
- kiedy xSale tworzy nowy kod kontrahenta,
- co dzieje się po zmianie kodu kontrahenta w xSale,
- jak działa kolejność wyszukiwania kontrahenta,
- jakie dodatkowe ustawienia można włączyć w webservice,
- jak działa ustawienie grupy kontrahenta RO.
Jak xSale rozpoznaje kontrahenta
Podczas wysyłki kontrahenta do Comarch ERP Optima xSale sprawdza, czy taki kontrahent jest już dostępny w ERP. Do identyfikacji mogą być używane:
- kod kontrahenta,
- NIP,
- adres e-mail.
Jeżeli w Optimie zostanie znaleziony pasujący kontrahent, xSale podepnie zamówienie do istniejącej karty zamiast tworzyć nową.
Techniczne powiązanie kontrahenta z ERP
xSale zapisuje techniczne powiązanie kontrahenta z ERP w polu wewnętrznym, niewidocznym w standardowym widoku interfejsu. Dzięki temu system pamięta, jaki kod kontrahenta został ostatecznie użyty po stronie Comarch ERP Optima.
W praktyce oznacza to, że:
- jeżeli kontrahent został już wcześniej powiązany z ERP, przy kolejnych synchronizacjach xSale korzysta z tego ustalonego powiązania,
- jeżeli podczas wysyłki xSale znajdzie istniejącą kartę kontrahenta w ERP, zapisuje użyty kod i wykorzystuje go przy kolejnych synchronizacjach.
Kiedy xSale tworzy nowy kod kontrahenta
Jeżeli xSale nie znajdzie istniejącego powiązania z kontrahentem w ERP, sprawdza, czy aktualny kod kontrahenta może zostać użyty przy zakładaniu nowej karty.
Dla Comarch ERP Optima kod kontrahenta jest uznawany za nieprawidłowy, gdy:
- jest pusty,
- ma więcej niż 20 znaków,
- zawiera znaki kontrolne,
- zawiera znaki spoza zakresu akceptowanego przez integrację.
Jeżeli kod jest poprawny, może zostać użyty przy tworzeniu kontrahenta w ERP. Jeżeli kod nie spełnia tych warunków, xSale generuje nowy kod i zapisuje go jako techniczne powiązanie do kolejnych synchronizacji.
Zmiana kodu kontrahenta w xSale
Jeżeli na karcie kontrahenta w xSale zmienisz pole Kod, dotychczasowe techniczne powiązanie z ERP zostanie wyczyszczone. Przy kolejnej synchronizacji xSale ponownie przejdzie proces wyszukiwania i dopasowania kontrahenta.
To rozwiązanie pomaga w sytuacjach, w których dotychczasowe powiązanie trzeba zbudować od nowa, na przykład po zmianie kodu lub po korekcie danych kontrahenta.
Kolejność wyszukiwania kontrahenta
Kolejność sprawdzania danych identyfikujących kontrahenta jest konfigurowalna. Domyślnie wykorzystywana jest kolejność code;nip;email.
Jeżeli chcesz zmienić tę kolejność, przejdź do:
xSale V2 → Integracje, a następnie edytuj integrację z Comarch ERP Optima i wybierz opcję przejścia do instalatora. Ustawienie kolejności wyszukiwania kontrahenta znajduje się w dalszych krokach konfiguracji integracji.
Jeżeli chcesz zmienić sposób identyfikacji kontrahentów w swojej integracji, skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai.
Ustawienia dodatkowe w webservice
W integracji z Comarch ERP Optima można dodatkowo włączyć ustawienia, które wpływają na sposób aktualizacji danych istniejącego kontrahenta.
Wyłączenie nadpisywania danych kontrahenta
Jeżeli kontrahent już istnieje w Optimie, można ustawić integrację tak, aby xSale podłączał zamówienie do istniejącej karty bez nadpisywania danych na tej karcie.
W tym celu przejdź w webservice do sekcji Wczytywanie dok. do ERP i zaznacz opcję Nie nadpisuj danych na istniejących w ERP kontrahentach.
Po zapisaniu ustawień zrestartuj usługę webservice, aby zmiana zaczęła obowiązywać.
Grupa kontrahenta RO
Ustawienia Grupa kontrahenta RO, Ustaw grupę na kontrahencie (RO) oraz Tylko gdy nowy dotyczą grupy zapisywanej na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima. Webservice może wpisać tę grupę na kontrahencie podczas tworzenia nowej karty kontrahenta przy wczytywaniu RO.
Ważne: pole Grupa kontrahenta RO nie ogranicza wyszukiwania kontrahenta do wskazanej grupy. Jeśli wybierzesz w tym polu grupę, na przykład B2B, integracja nie będzie szukała kontrahenta tylko w grupie B2B.
Wyszukiwanie kontrahenta działa osobną logiką, na przykład po kodzie, NIP lub adresie e-mail, zależnie od konfiguracji integracji i ustawienia Szukaj kontrahenta po NIP. Wybrana grupa jest używana dopiero wtedy, gdy zaznaczysz opcję Ustaw grupę na kontrahencie (RO) i webservice tworzy nowego kontrahenta w Optimie.
Jak działa samo pole „Grupa kontrahenta RO”
Samo wskazanie grupy w polu Grupa kontrahenta RO nie zmienia danych kontrahenta i nie zmienia dokumentu RO. To pole tylko wskazuje, jaka grupa ma zostać użyta przy tworzeniu nowej karty kontrahenta, jeśli włączysz opcję Ustaw grupę na kontrahencie (RO).
Jak działa „Ustaw grupę na kontrahencie (RO)”
Po zaznaczeniu opcji Ustaw grupę na kontrahencie (RO) webservice może wpisać wybraną grupę na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima, ale tylko wtedy, gdy podczas wczytywania RO zakłada nowego kontrahenta.
Jeżeli kontrahent już istnieje w Optimie, webservice nie ustawi na nim grupy z pola Grupa kontrahenta RO. Dotyczy to również sytuacji, w której istniejący kontrahent nie ma określonej grupy. Grupa nie zostanie wtedy dopisana do istniejącej karty kontrahenta.
Przykład: jeśli w polu Grupa kontrahenta RO wybierzesz grupę B2B i zaznaczysz Ustaw grupę na kontrahencie (RO), grupa B2B może zostać wpisana tylko na nowej karcie kontrahenta utworzonej przez webservice w Optimie. Istniejący kontrahent zachowa dotychczasowe dane grupy, także wtedy, gdy pole grupy jest u niego puste.
Jak działa „Tylko gdy nowy”
Opcja Tylko gdy nowy jest zgodna z faktycznym działaniem tego ustawienia: grupa kontrahenta RO jest ustawiana tylko dla nowych kontrahentów tworzonych w Optimie przez webservice.
Przy obecnym działaniu webservice nie dopisuje ani nie nadpisuje grupy na kontrahencie, który już istnieje w Optimie. Oznacza to, że jeśli istniejący kontrahent nie ma określonej grupy, grupa z pola Grupa kontrahenta RO również nie zostanie na nim ustawiona.
- Jeśli kontrahent jest tworzony jako nowy w Optimie, grupa może zostać wpisana na jego karcie.
- Jeśli kontrahent już istnieje w Optimie i ma przypisaną grupę, webservice jej nie zmieni.
- Jeśli kontrahent już istnieje w Optimie i nie ma przypisanej grupy, webservice nie dopisze mu grupy z tego ustawienia.
Przykładowe konfiguracje
- Grupa kontrahenta RO = B2B, ale Ustaw grupę na kontrahencie (RO) nie jest zaznaczone: grupa B2B nie zostanie wpisana na karcie kontrahenta w Optimie.
- Grupa kontrahenta RO = B2B i Ustaw grupę na kontrahencie (RO) jest zaznaczone: grupa B2B może zostać wpisana tylko na nowo tworzonej karcie kontrahenta.
- Jeśli kontrahent już istnieje w Optimie, grupa B2B nie zostanie dopisana ani nadpisana na jego karcie, niezależnie od tego, czy kontrahent ma już grupę, czy pole grupy jest puste.
