Proces wdrożenia

Artykuł opisuje realizację pakietu wdrożeniowego „pod klucz” oraz etapy podejmowane od momentu podpisania zamówienia do rozpoczęcia pracy w systemie.

Proces wdrożenia - etapy

Etapy wdrożenia

Spotkanie:

To moment, w którym ustalany jest zakres wdrożenia. Przygotowywane są informacje potrzebne do wdrożenia, a powstający dokument nazywamy „Planem sukcesu”. W zebranych punktach znajdują się m.in.:
- integracje, które będą dodawane w pierwszej kolejności, a które w późniejszym etapie,
- procesy automatyczne, które mają zostać przygotowane,
- usługi kurierskie, z których będzie korzystał klient.
Konfiguracja:

Dla klienta przygotowywane są integracje, które następnie testujemy po stronie xSale.
Testowanie przez wdrożeniowca polega na odtworzeniu w panelu xSale czynności, które będą wykonywane w Twojej bazie po wdrożeniu (np. wystawienie testowej oferty, weryfikacja poprawności synchronizacji, wykonanie testowego zamówienia wraz z wygenerowaniem listu przewozowego itp.).
```
WAŻNE: wraz z zamówieniem na xSale zostały przesłane do uzupełnienia pliki oraz formularze, które należy wypełnić w sposób pełny i poprawny (żadne z pytań nie jest przypadkowe, dlatego ważne jest, aby były uzupełnione kompletnie). Te informacje przekładają się na start pracy z systemem.
```
Prace nad wdrożeniem możemy rozpocząć tylko wtedy, gdy uzyskamy wszystkie i kompletne dane do integracji, określone jako konieczne na start.
Szkolenie:

Spotkanie szkoleniowe online odbywa się po pracach konfiguracyjnych i testach po naszej stronie. Szkolenie obejmuje:
- prezentację niezbędnych funkcji systemu do pracy z programem,
- weryfikację założeń i zgodności integracji z „Planem sukcesu”,
- przekazanie dostępu do panelu xSale.
Po potwierdzeniu poprawności działania poprosimy Cię o odbiór naszych prac poprzez podpisanie protokołu rozpoczęcia świadczenia usługi.
Protokół:

Protokół jest niezbędnym elementem do rozpoczęcia pracy z xSale. Potwierdza wykonanie prac i przekazanie dostępu do działającego systemu. Do czasu otrzymania protokołu możemy przeprowadzać wyłącznie prace konfiguracyjne, a od momentu jego podpisania rozpoczynamy świadczenie gwarancji oraz wsparcia.

W praktyce oznacza to, że:
- podpisany protokół uruchamia pracę produkcyjną i wsparcie xSale,
- na protokole znajduje się pomocnicza checklista podstawowych funkcjonalności do odznaczenia,
- na bieżąco udzielamy odpowiedzi na pytania i rozwiązujemy ewentualne problemy.
Po otrzymaniu skanu podpisanego protokołu przekażemy Ci dostęp do xSale.
Spotkanie dodatkowe:
- drugie spotkanie odbywa się po tygodniu od zakończenia szkolenia podstawowego,
- na spotkaniu pokazujemy bardziej zaawansowane funkcje xSale,
- to również czas na pytania, które mogły się pojawić podczas testów.
Kolejne spotkanie wdrożeniowe:
- spotkania cykliczne ustalane są co dwa tygodnie.
Proces prowadzi przypisany opiekun odpowiedzialny za wdrożenie, szkolenie i wsparcie na starcie. Opiekun może się z Tobą skontaktować po otrzymaniu projektu, aby omówić kluczowe kroki i ewentualnie poprosić o dodatkowe dane.

Start – co jest potrzebne:

W ramach xSale realizujemy kroki związane z dodaniem integracji (kanały sprzedaży, kurierzy) oraz aktywacją procesów automatycznych. Na tym etapie ustalane są ramy „na start”, tj. kiedy usługa jest świadczona przez nas (np. przygotowanie integracji: 2 konta Allegro, 1 sklep Shoper, kurier DPD, Comarch Optima), a kiedy zaczynasz korzystać z systemu.

Kolejne integracje, które nie były wymagane na start, możemy dodać już w trakcie korzystania z xSale.
Rezultatem spotkania jest utworzenie dokumentu „Plan sukcesu”.

Konfiguracja i testy:

Po zebraniu pełnych informacji i danych konfiguracyjnych opiekun rozpoczyna niezbędne testy. Proces konfiguracji obejmuje m.in.:

konfigurację integracji z ERP, sklepami, platformami eCommerce i kurierami,
konfigurację słownika płatności i mapowań (między eCommerce a ERP),
konfigurację słownika dostaw i mapowań (między eCommerce a ERP),
import ofert z platform,
import towarów z systemu ERP,
wsparcie w zakresie łączenia ofert z towarami (połączenia konsultant nie realizuje),
przygotowanie stanowisk do wydruków etykiet,
konfigurację procesów automatycznych.

Zakres konfiguracji jest uzgadniany na pierwszym spotkaniu i ma odzwierciedlenie w „Planie sukcesu”.

Wsparcie xSale HelpDesk

Podstawowe źródła informacji są zawsze dostępne w pomocy oraz w grupie użytkowników xSale na Facebooku. Zapraszamy do zapoznania się z nimi już teraz.

Na każdym kroku opiekun wdrożenia jest do Twojej dyspozycji, aby odpowiedzieć na pytania i rozwiać wątpliwości.

Po zakończeniu procesu wdrożenia i rozpoczęciu pracy z xSale (produkcyjnie) startuje pakiet po‑wdrożeniowy, który obejmuje miesięczne wsparcie helpdesku (zapytania o działanie i zmiany). Wsparcie obejmuje także:

odpowiedzi na pytania związane z xSale,
dokonywanie zmian w konfiguracji,
prezentację zaawansowanych funkcji dostępnych w xSale.

Po zakończeniu pakietu wdrożeniowego możesz korzystać z naszej pomocy w ramach dostępnego planu wsparcia. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami planów wsparcia.
System xSale stale się rozwija i codziennie wprowadzane są nowe funkcje. Pomimo wielostopniowej weryfikacji i setek testów automatycznych, przy tak rozbudowanym systemie nie da się uniknąć 100% problemów (np. awarii czy błędów). W takich przypadkach helpdesk przyjmuje zgłoszenia, które zawsze są przez nas obsługiwane, a ich naprawa jest bezpłatna i nielimitowana (nie tylko w ramach trwającego pakietu).

Start / Onboarding

Proces wdrożenia