W systemie xSale statusy zamówień pełnią kluczową rolę w śledzeniu etapów ich realizacji. Aby lepiej organizować procesy operacyjne, xSale umożliwia tworzenie grup statusów, czyli zbiorów statusów łączących je według funkcji, etapu obsługi lub celu biznesowego.
Grupowanie statusów ułatwia:
- zachowanie porządku w rozbudowanych listach statusów,
- budowanie przejrzystych widoków i filtrów zamówień,
- raportowanie postępu realizacji.
Dzięki tej funkcjonalności można odwzorować własny proces obsługi zamówień w bardziej spójny i czytelny sposób.
Definicja grup statusów
Grupy nie wpływają bezpośrednio na logikę zamówień, ale usprawniają ich organizację i stanowią narzędzie pomocne przy konfiguracjach.
W systemie został przypisany standardowy zestaw grup statusów, które odzwierciedlają wspólny etap lub kategorie procesu zamówienia, są to:
- Nowe – wszystkie statusy wykorzystywane na początku obsługi zamówień,
- W realizacji – statusy dotyczące kompletowania, pakowania, przygotowania do wysyłki,
- Wysyłka – statusy związane z fazą wysyłki dla zamówień,
- Zrealizowane – statusy informujące o finalizacji procesu,
- Problemy – statusy wymagające ponownej weryfikacji lub interwencji.
Dodawanie i edycja grup statusów
Należy korzystać z menu bocznego systemu xSale, przejść do zakładki Ustawienia -> Zaawansowane -> Grupy statusów. Lub wchodząc w link Grupy statusów | Futuriti xSale
Dzięki temu zobaczymy listę wszystkich ustawionych grup statusów. W tym miejscu mamy możliwość: dodawania nowych grup (przycisk +Dodaj), edytowania istniejących (przycisk Edytuj) i usuwania (przycisk Usuń).
Uwaga: usunąć można tylko taką grupę statusów, która nie ma przypisanego żadnego statusu. Więc przed usunięciem grupy należy w pierwszej kolejności, w trybie jej edycji, usunąć z niej przypisane poszczególne statusy.
W każdej chwili istnieje możliwość edycji istniejącej grupy, można edytować jej nazwę oraz modyfikować statusy, które mają do niej należeć.
Dodanie nowego statusu należącego do grupy można wykonać z pozycji edycji danej grupy – wystarczy wybrać go z listy wszystkich statusów. Jeżeli dany status jest nieaktywny na tej liście, oznacza to, że już należy do jakieś grupy. Jeden status może należeć tylko do jednej grupy.
Chcąc wyłączyć dany status z należności do grupy, również można zrobić to w trybie edycji grupy, klikając znak krzyżyka przy jego nazwie.
Istnieje również możliwość ustawienia grupy bezpośrednio na danym statusie. W takim przypadku należy wejść w menu: Ustawienia -> Zaawansowane -> Statusy. Wybrać odpowiedni status i w polu Grupy statusów – uzupełnić nazwę grupy z listy.
Używanie grup statusów na liście zamówień
Na liście zamówień, widok drzewka Statusy zamówień uwzględnia ich ułożenie w grupach. W tej sekcji nadal mamy możliwość korzystania z wyszukiwarki statusów, usuwania zaznaczenia (miotełka), przejścia do ustawień statusów (koło zębate). Lista umożliwia filtrowanie po każdym statusie osobno. Zaznaczenie przy nazwie grupy sprawi, że zostanie zastosowany filtr dla wszystkich statusów znajdujących się w danej grupie.
Przy nazwach grup widoczne jest również sumowanie wszystkich zamówień, które znajdują się w statusach wchodzących w skład grupy.
Jeżeli status będzie miał zaznaczoną flagę Pokaż na liście zamówień, ale nie będzie należał do żadnej grupy, wówczas będzie widoczny w drzewie statusów, ale na samym dole w sekcji „Pozostałe statusy”.
