Automatyzacja obsługi zamówień w xSale pomaga uporządkować kolejne etapy realizacji zamówienia: od weryfikacji, przez przekazanie do ERP, aż po wysyłkę i fakturowanie. Dzięki temu część działań może przebiegać bez ręcznej ingerencji operatora.
W tym artykule znajdziesz
- główne etapy procesu automatyzacji
- jak dopasować proces do własnego wdrożenia
- kiedy zamówienie trafia do obsługi ręcznej
- gdzie sprawdzić zapis operacji w zamówieniu
Kluczowe etapy procesu automatyzacji
Automatyzacja zamówień jest widoczna w dolnej części pulpitu xSale. W tym miejscu możesz sprawdzić aktualny stan realizacji zamówień, przesyłek i faktur oraz szybko wychwycić sytuacje, w których potrzebna jest interwencja operatora.
1. Weryfikacja zamówienia
Na początku system sprawdza, czy zamówienie spełnia warunki potrzebne do dalszej automatycznej obsługi. Ten etap pozwala wychwycić przypadki wymagające dodatkowej kontroli.
2. Przekazanie zamówienia do systemu ERP
Zamówienie może zostać przekazane do systemu ERP jako zamówienie sprzedaży albo rezerwacja odbiorcy. Dokładny scenariusz zależy od konfiguracji wdrożenia i używanego ERP.
3. Tworzenie wydania w systemie ERP
Po poprawnym przekazaniu zamówienia system ERP może automatycznie utworzyć odpowiedni dokument wydania towaru.
4. Tworzenie listu przewozowego
Na podstawie sposobu dostawy xSale może uruchomić proces generowania dokumentu przewozowego lub etykiety kurierskiej.
5. Utworzenie i wysyłka faktury sprzedaży
W kolejnym kroku może zostać wygenerowana faktura sprzedaży. W zależności od konfiguracji dokument może zostać także automatycznie wysłany do klienta.
Personalizacja procesu
Proces można dostosować do konkretnego wdrożenia. W praktyce oznacza to możliwość dodania wybranych akcji automatycznych albo pominięcia części kroków, jeśli nie są potrzebne w danym modelu pracy.
Szczegó?owy zakres zmian zależy od integracji, wykorzystywanych procesów oraz przyjętego modelu realizacji zamówień.
W przypadku większości procesów i akcji automatycznych konfigurację przygotowuje zespół wsparcia xSale. Jeśli chcesz omówić zmiany w swoim procesie, skontaktuj się z nami pod adresem helpdesk@xsale.ai.
Ręczna obsługa zamówień
Nie każde zamówienie może zostać obsłużone automatycznie. Jeśli dane są niekompletne albo wymagają dodatkowej decyzji operatora, zamówienie trafia do obsługi ręcznej. Dzięki temu system porządkuje wyjątki i pozwala skupić uwagę zespołu na sprawach, które rzeczywiście wymagają ingerencji.
Zapis operacji w zamówieniu
xSale zapisuje zdarzenia i operacje związane z zamówieniem. Szczegółową historię działań możesz sprawdzić we wpisie Historia operacji w zamówieniu.
