Tworzenie i drukowanie etykiet

W xSale możesz tworzyć przesyłki oraz pobierać i drukować etykiety przewozowe. Proces opiera się na danych z zamówienia oraz na integracji kurierskiej, dlatego przed generowaniem etykiet upewnij się, że masz skonfigurowane połączenie z kurierem (Integracje → Kurierzy).

W tym artykule znajdziesz

• jak korzystać z listy przesyłek w panelu xSale
• jak wygenerować etykietę z edycji zamówienia
• jak wygenerować pojedynczą przesyłkę
• jak wygenerować etykiety dla wielu zamówień z listy zamówień
• jak poprawić przesyłkę, dla której etykieta wygenerowała się z błędem
• jak pobrać etykietę
• czym jest etykieta zastępcza
• jak drukować etykiety
• co sprawdzić, jeśli etykieta generuje się długo

Lista przesyłek

Lista przesyłek zawiera przesyłki utworzone w xSale. Z tego widoku możesz sprawdzić status przesyłki, numer listu przewozowego, treść błędu, dane odbiorcy, kuriera oraz metodę dostawy. Jeżeli etykieta została wygenerowana poprawnie, możesz ją pobrać z listy. Jeżeli przesyłka ma błąd, możesz przejść do jej edycji i poprawić dane wymagane przez kuriera.

Poprawianie przesyłek z błędem

Jeżeli podczas generowania etykiety kurier zwróci błąd, przesyłka może pojawić się na liście z uzupełnioną kolumną Treść błędu. Taki komunikat pomaga ustalić, które dane trzeba poprawić, na przykład adres odbiorcy, numer telefonu, wagę, wymiary albo parametry usługi kurierskiej.

Aby poprawić przesyłkę, przejdź do Przesyłki, odszukaj właściwy rekord i kliknij jego Id albo ikonę podglądu/edycji w kolumnie akcji. Otworzy się formularz przesyłki z komunikatem błędu widocznym u góry ekranu.

Jeżeli przesyłka nie została jeszcze poprawnie nadana do kuriera, formularz pozostaje edytowalny. Możesz poprawić dostępne pola właściwe dla danej integracji kurierskiej, a następnie użyć przycisku Wyślij i pobierz. xSale zapisze zmienione dane, ponowi generowanie etykiety i poczeka na wynik działania.

Po poprawnym wygenerowaniu etykiety system umożliwi pobranie listu przewozowego. Jeżeli błąd pojawi się ponownie, jego treść zostanie pokazana w komunikacie, a przesyłkę można ponownie sprawdzić i poprawić.

Ważne: przesyłki, dla których etykieta została już poprawnie wygenerowana i nadana, są traktowane jako tylko do odczytu. W takim przypadku możesz pobrać etykietę, ale nie poprawisz już danych wysłanych do kuriera z tego formularza.

Generowanie etykiet z listy zamówień przez operacje seryjne

Jeżeli chcesz przygotować przesyłki dla wielu zamówień jednocześnie, możesz rozpocząć pracę bezpośrednio z listy zamówień. Zaznacz wybrane zamówienia, a następnie wybierz Operacje seryjne → Generuj list.

xSale otworzy okno Generowanie przesyłek, w którym możesz użyć metod dostawy zapisanych na zamówieniach albo wskazać jednego kuriera dla wszystkich zaznaczonych zamówień. Po kliknięciu Generuj przesyłki system pokaże postęp działania, a po zakończeniu wyświetli podsumowanie.

W podsumowaniu zobaczysz, ile etykiet wygenerowało się poprawnie oraz dla ilu zamówień wystąpił błąd. Dla poprawnie wygenerowanych przesyłek możesz pobrać etykiety. Przy przesyłkach z błędem xSale pokazuje treść komunikatu oraz przycisk prowadzący bezpośrednio do edycji danej przesyłki, aby można było od razu poprawić dane i ponowić generowanie etykiety.

Szczegółowy opis tej operacji znajdziesz we wpisie Operacje seryjne na zamówieniach.

Przesyłki w panelu xSale

Aby przejrzeć informacje o utworzonych przesyłkach, przejdź do zakładki Etykiety i kurierzy – Przesyłki. 

 

Sprawdzisz tutaj niezbędne informacje na temat przesyłek powiązanych z zamówieniami obsługiwanymi w xSale:

• Nr zamówienia
• Nazwa klienta
• Data utworzenia
• Data nadania
• Nazwa kuriera
• Status przesyłki
• Nr listu
• Treść błędu

W kolumnie Nr listu numer listu przewozowego jest linkiem. Po kliknięciu numeru xSale rozpoczyna pobieranie etykiety/listu przewozowego w formacie PDF, dlatego dokument możesz pobrać bezpośrednio z listy przesyłek.

Z tego widoku możesz także usunąć przesyłkę dla której został zwrócony błąd, korzystając z przycisku Usuń w kolumnie Działania.

Uwaga:
Po pierwszym wygenerowaniu etykiety jej numer zostaje zapisany na zamówieniu. Ponowne generowanie etykiety nie nadpisuje już istniejącego numeru listu przewozowego przypisanego do zamówienia.

Filtry na liście przesyłek

Dzięki dostępności kilkunastu filtrów w nagłówku widoku możesz również wygodnie przeglądać wybrane przesyłki. Przycisk Zwiń filtry służy do ukrycia pól filtrowania (wybrane filtry nadal działają), natomiast Wyczyść filtry resetuje ustawienia wszystkich wybranych filtrów. Poniżej znajdziesz krótki opis każdego z filtrów.

• Data zamówienia (od – do) – data dodania zamówienia do xSale. Możesz wybrać początek lub koniec przedziału czasowego, albo zdefiniować dokładny zakres od – do (format daty: rrrr-mm-dd)
• Data utworzenia (od – do) – data utworzenia przesyłki w xSale. Możesz wybrać początek lub koniec przedziału czasowego, albo zdefiniować dokładny zakres od – do (format daty: rrrr-mm-dd)
• Data nadania przesyłki (od – do) – data nadania przesyłki (w praktyce data utworzenia listu przewozowego). Możesz wybrać początek lub koniec przedziału czasowego, albo zdefiniować dokładny zakres od – do (format daty: rrrr-mm-dd)
• Nr listu – numer przesyłki / listu przewozowego
• Id zamówienia – id zamówienia z xSale, z którym powiązana jest przesyłka
• Nazwa odbiorcy – dane odbiorcy przesyłki
• Status przesyłki – informacje, na jakim etapie znajduje się przesyłka (lub ewentualne status błędu)
• Pobrano etykietę – umożliwia wyświetlenie przesyłek, dla których etykieta została pobrana lub nie
• Nazwa kuriera – typ integracji kurierskiej użyty do utworzenia przesyłki

Generowanie etykiety z edycji zamówienia

Jeżeli chcesz szybko przygotować przesyłkę dla konkretnego zamówienia, otwórz zamówienie w panelu xSale i użyj przycisku Generuj/Drukuj etykietę. Przycisk znajduje się w górnej części karty zamówienia, obok informacji o postępie realizacji.

Po kliknięciu przycisku otwiera się okno generowania przesyłki. xSale korzysta z danych zapisanych na zamówieniu, w tym z danych odbiorcy i sposobu dostawy. Jeżeli na zamówieniu jest już ustawiony sposób dostawy, system może wykorzystać go do przygotowania etykiety. W razie potrzeby operator może wskazać inną aktywną formę dostawy.

W oknie generowania można uzupełnić informacje wymagane przez danego kuriera, np. parametry przesyłki, preset z wymiarami, podpaczki albo usługi dodatkowe. Dostępne pola zależą od wybranego sposobu dostawy i konfiguracji integracji kurierskiej.

Po kliknięciu Generuj xSale wysyła zlecenie utworzenia etykiety i pokazuje postęp działania. Po zakończeniu widoczny jest wynik generowania. Jeżeli etykieta zostanie utworzona poprawnie, numer listu przewozowego zostanie zapisany przy zamówieniu, a przesyłka będzie dostępna na liście przesyłek. Jeżeli wystąpi błąd, w oknie pojawi się jego treść, dzięki czemu można poprawić dane odbiorcy, sposób dostawy, parametry kuriera albo konfigurację integracji.

Ten sposób jest przydatny przy pojedynczym zamówieniu, gdy operator chce od razu przygotować list przewozowy bez przechodzenia do pełnego widoku WMS Packing.

Generowanie pojedynczej przesyłki

Pojedynczą przesyłkę najwygodniej wygenerować z edycji zamówienia. Otwórz zamówienie w panelu xSale i kliknij Generuj/Drukuj etykietę. System otworzy okno generowania przesyłki i uzupełni dane na podstawie zamówienia, między innymi dane odbiorcy oraz sposób dostawy.

Przed wygenerowaniem etykiety sprawdź dane przesyłki. W zależności od wybranego kuriera możesz uzupełnić parametry przesyłki, wybrać preset wymiarów, dodać podpaczki albo usługi dodatkowe. Dostępne pola zależą od konfiguracji integracji kurierskiej oraz sposobu dostawy wybranego na zamówieniu.

Po kliknięciu Generuj xSale wysyła zlecenie utworzenia etykiety do właściwej integracji kurierskiej. W oknie zobaczysz postęp działania i wynik generowania. Jeżeli etykieta zostanie utworzona poprawnie, numer listu przewozowego zapisze się przy zamówieniu, a przesyłka pojawi się na liście przesyłek. Jeżeli kurier zwróci błąd, system pokaże treść komunikatu, którą można wykorzystać do poprawienia danych.

Jeżeli przesyłka została już utworzona, ale ma błąd, przejdź do Etykiety i kurierzy → Przesyłki, otwórz jej edycję i popraw dane zgodnie z komunikatem błędu. Następnie użyj przycisku Wyślij i pobierz, aby ponowić generowanie etykiety na podstawie danych z formularza.

Pobieranie etykiety

Możesz zaczekać na zakończenie operacji, aby od razu pobrać utworzoną etykietę kurierską (xSale automatycznie wyświetli pop-up z przyciskiem Pobierz etykietę).

Utworzona przesyłka będzie widoczna na liście przesyłek w sekcji Etykiety i kurierzy → Przesyłki. Również z tego poziomu możesz pobrać i wydrukować etykietę do swojej przesyłki.

Po poprawnym wygenerowaniu paczki zobaczysz tutaj numer listu przewozowego (będzie on również widoczny w szczegółach zamówienia).

Jeśli w trakcie tworzenia przesyłki wystąpi błąd (na dowolnym etapie procesu), na liście przesyłek zobaczysz odpowiedni status oraz komunikat błędu, dzięki któremu możesz sprawdzić przyczynę błędu i wprowadzić niezbędne zmiany w tworzonej przesyłce.

Etykieta zastępcza

Istnieje możliwość uruchomienia procesu, (GenerateReplacementLabelWithPrint) umożliwiającego wydruk etykiety zastępczej, w przypadku gdy podczas generowania listu przewozowego wystąpił błąd po stronie xSale lub po stronie kuriera. W efekcie na wskazanej w konfiguracji procesu drukarkę pojawi się etykieta z informacjami o zamówieniu i treści błędu, który uniemożliwił wygenerowanie listu przewozowego. Dane na etykiecie:

• ID zamówienia z xSale
• Kod kreskowy z ID zamówienia z xSale
• Nr zewnętrzny zamówienia
• Źródło zamówienia (integracja)
• Sposób dostawy Kod kreskowy z linkiem do edycji zamówienia Treść błędu

Proces generowania etykiety zastępczej uruchamiany jest przez HelpDesk na życzenie klienta (dostępne bezpłatnie wg. posiadanego pakietu xSale).

Przykładowa etykieta:

Drukowanie etykiety

Ważne: aby drukować etykiety, konieczna jest konfiguracja narzędzia xSale Connector Printer — Instalacja i konfiguracja xSale Connector Printer.

Dlaczego etykieta generuje się tak długo?

Generowanie pierwszej etykiety kurierskiej po dłuższej przerwie (względem ostatnio wygenerowanej) może być wydłużone.

Co jest tego powodem?

Gdy nie korzystamy regularnie z generowania etykiet zostajemy wylogowani z API danego kuriera. Podobnie dzieje się gdy nie korzystamy z panelu banku, sklepu internetowego, kuriera itp. Drukując pierwszą etykietę konieczne jest ponowne zalogowanie się do API kuriera. Co może powodować dłuższy czas oczekiwania. Generowanie kolejnych etykiet powinno przebiegać w sposób standardowy zgodnie ze standardowymi czasami.

Ile można czekać na etykietę?

To zależy kiedy zostaliśmy wylogowani. xSale sprawdza co 15 min czy jesteśmy zalogowani i w razie potrzeby ponownie nas loguje. Jednak jeśli spróbujemy wygenerować etykietę chwilę po wylogowaniu to czas oczekiwania może wynosić do 15 min. Generowanie kolejnych etykiet powinno trwać od kilku do kilkunastu sekund.

Czy dotyczy to każdego kuriera?

Tak, ten problem dotyczy wszystkich kurierów.