1. Strona główna
  2. Dokumentacja
  3. Obsługa zamówień
  4. Automatyzacja obsługi zam...
  5. Akcje automatyczne
  6. Akcje automatyczne

Akcje automatyczne

System xSale oferuje szereg zaawansowanych akcji automatycznych, które eliminują powtarzalne zadania, zwiększając wydajność i zmniejszając ryzyko błędów. Dzięki precyzyjnemu działaniu automatycznych procesów, następuje poprawa szybkości realizacji zamówień, jakości obsługi klienta oraz optymalizacja działań operacyjnych. Poniżej znajdziesz kilka przykładów automatycznych akcji, które mogą wspierać codzienną pracę i dostosować system do Twoich specyficznych potrzeb.

Grupy automatyzacji dostępne w xSale

Aktualna lista wszystkich procesów – akcji automatycznych – dostępnych w xSale znajduje się w tym poradniku. Poniżej przedstawiamy wybrane typy akcji automatycznych, wychodzących poza samą obsługę zamówienia w kontekście integracji z systemem ERP (jak zostało to opisane w tym wpisie).

Przekazywanie zamówienia do obsługi ręcznej

Nie wszystkie zamówienia mogą być przetworzone automatycznie – mogą wymagać dodatkowej weryfikacji lub zawierać niestandardowe dane. System xSale rozpoznaje takie przypadki i automatycznie zmienia status zamówienia na „Do obsługi ręcznej”. Dzięki temu operator natychmiast otrzymuje informację, które zamówienia wymagają jego uwagi. Automatyzacja tego procesu pozwala uniknąć pomyłek, poprawia priorytetyzację zadań oraz zapewnia, że każde zamówienie jest prawidłowo obsłużone i ma szansę trafić do kupującego na czas.

Zatwierdzanie zamówień w ERP po wpłynięciu płatności

System xSale umożliwia automatyczne zatwierdzanie zamówień w systemie ERP po wykryciu, że płatność została zaksięgowana. Dzięki temu zamówienia są płynnie przekazywane do kolejnych etapów realizacji, bez konieczności ręcznego sprawdzania stanu płatności. Proces ten nie tylko przyspiesza obsługę zamówień, ale również zmniejsza ryzyko opóźnień wynikających z ludzkiego błędu lub braku uwagi.

Automatyczne generowanie dokumentów przewozowych i faktur

Jednym z kluczowych elementów automatyzacji w systemie xSale jest tworzenie dokumentów przewozowych i faktur na podstawie danych zamówienia. Po ustaleniu metody dostawy system generuje list przewozowy, gotowy do wydruku i przekazania kurierowi. W zależności od wybranej kolejności, wystawiana jest także faktura sprzedaży, którą można automatycznie przesłać klientowi. Takie rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia spójność wykonywanych działań i zgodność z przyjętymi standardami obsługi zamówienia.

Automatyczne wysyłanie e-maili

Komunikacja z klientem to jeden z kluczowych elementów budowania relacji i zaufania. Dzięki automatycznym akcjom w xSale klienci mogą otrzymywać powiadomienia o postępie realizacji zamówienia, takie jak potwierdzenie przyjęcia zamówienia, informacje o wysyłce wraz z numerem listu przewozowego lub faktura do zamówienia. Proces ten może działać w pełni bez udziału operatora, co pozwala skupić się na innych zadaniach, redukując ilość powtarzalnych i monotonnych czynności.

Automatyczne akcje w systemie xSale zapewniają wygodną pracę i gwarancja płynności i niezawodności procesów operacyjnych. Dzięki ich zastosowaniu firmy działają szybciej, dokładniej i bardziej efektywnie, odzyskując czas na rozwijanie strategicznych obszarów działalności.