Automatyzacja zamówień w systemie xSale usprawnia procesy biznesowe. Dzięki niej obsługa zamówień z marketplace’ów, sklepów internetowych i systemów ERP staje się płynna i efektywna. xSale minimalizuje konieczność ręcznej interwencji, oszczędzając czas i redukując ryzyko błędów. Automatyzacja wspiera realizację zamówień na każdym etapie – od weryfikacji, przez logistykę, aż po fakturowanie i komunikację mailową. Możesz spersonalizować ten proces i dostosować go do swoich potrzeb, zyskując większą kontrolę i wydajność. Ten poradnik przedstawia podstawowe założenia, na których opiera się działanie procesu w xSale.
Kluczowe etapy procesu automatyzacji
Automatyzacja zamówień została zobrazowana w dolnej części Pulpitu xSale. Możesz tutaj sprawdzić, jak prezentuje się aktualny stan realizacji zamówień, przesyłek i faktur, a także czy wymagana jest ingerencja i ręczna obsługa niektórych zamówień lub przesyłek. Dzięki temu masz kontrolę i przejrzyste informacje o przepływie i realizacji zamówień ze wszystkich zintegrowanych kanałów sprzedaży.
Kroki i etapu automatyzacji
1. Weryfikacja zamówienia
System automatycznie sprawdza, czy zamówienie spełnia ustalone kryteria do automatycznego przetworzenia. Ten krok zapewnia, że wszystkie niezbędne informacje są kompletne i zgodne.
2. Przekazanie zamówienia do systemu ERP
Zamówienie jest przekazywane do systemu ERP jako zamówienie sprzedaży lub rezerwacja odbiorcy, zależnie od konfiguracji i wykorzystywanego systemu ERP.
3. Tworzenie wydania w systemie ERP
Po przekazaniu zamówienia, system ERP automatycznie tworzy odpowiednie wydanie towaru.
4. Tworzenie listu przewozowego
Na podstawie wybranego sposobu dostawy, system generuje list przewozowy, który jest kluczowy dla logistyki wysyłki.
5. Utworzenie i wysyłka faktury sprzedaży
W kolejnym kroku jest tworzona faktura sprzedaży. W zależności od ustawień, może one zostać również automatycznie przesłana do odbiorcy.
Personalizacja procesu
Każdy biznes jest unikatowy, dlatego xSale umożliwia modyfikację opisanego wyżej procesu. Możesz dodać niestandardowe kroki lub pominąć niektóre z nich, dostosowując proces do specyficznych potrzeb Twojego wdrożenia i konfiguracji. Aktualnie z konfiguracją większości procesów i akcji automatycznych pomoże Ci zespół wsparcia xSale. W razie potrzeby skontaktuj się nami pisząc maila na helpdesk@xsale.ai
Ręczna obsługa zamówień
W przypadkach, gdy zamówienie nie spełnia kryteriów do automatycznego przetworzenia, jest ono przekazywane do obsługi ręcznej przez operatora. Zapewnia to pełną kontrolę nad każdym aspektem procesu zamówienia, a jednocześnie minimalizuje ryzyko błędu w procesie obsługi, wynikającego np. z niekompletnych danych kupującego itp.
Zapis operacji w zamówieniu
xSale przechowuje informacje na temat zdarzeń i akcji związanych z zamówieniem. Szczegółowe informacje są przechowywane w historii zamówienia. Moduł ten został opisany w tym poradniku.
