xSale daje możliwości zaawansowanej automatyzacji obsługi zamówień, w oparciu o akcje automatyczne. Są to konfigurowalne procesy, które po zaistnieniu w systemie wskazanych warunków mogą uruchamiać dedykowane akcje, związane z przesyłaniem zamówień do systemów ERP, wystawianiem faktur i innych dokumentów sprzedażowych (RO, ZS, ZK), zatwierdzaniem dokumentów magazynowych (WM), tworzeniem przesyłek, przesyłaniem numerów listów przewozowych, drukowaniem etykiet, wysyłką wiadomości e-mail do kupujących i obsługi sklepu oraz wiele innych.
Poniższa lista przedstawia możliwości systemu i dostępne akcje automatyczne. Uruchomienie i konfiguracja akcji wymaga obecnie kontaktu z helpdeskiem xSale (helpdesk@xsale.ai).
Sprawdzenie warunków zamówienia i zatwierdzanie w ERP
WorkerXSales – CheckZSPayment* – Sprawdza czy jest płatność do zamówienia w xSale. Gdy jest płatność to status zamówienia zmienia na Płatność zweryfikowana, Gdy nie ma płatności zwraca komunikat: Oczekiwanie na płatność i ponawia się do 7 dni. Startuje na status „Zaimportowano do ERP”. Uwaga: Dodano warunek do zakończenia sprawdzania płatności Płatność potwierdzona ręcznie lub status zamówienia (StatusId=4) nie spełnia warunków dalszego sprawdzania płatności. StatusId != 22, 24
WorkerXSales – ConfirmZSInERP* – Zatwierdza zamówienie w ERP. Jeśli są spełnione warunki:
• Status zamówienia: Zaimportowano do ERP
• Czy towar na stanie?
• Czy zamówienie opłacone?
• Czy zamówienie ma uwagi?
• Zdefiniowane formy płatności i dostawy, które wykluczają start
Zmiana statusu zamówienia w sklepie / marketplace
WorkerShopErpIntegration – SetSalesOrderStatus – Zmiana statusu zamówienia w Sklepie według mapowania podanego na konfiguracji integracji. Działa dla wybranych integracji.
Akcje dedykowane dla Comarch ERP Optima
WorkerXSales – GenerateWZFromZSInERP* – Tworzenie dokumentu WZ w Optimie (nie działa dla innych ERP).
Status zamówienia:
• Płatność zweryfikowana
• W trakcie realizacji
WorkerXSales – ConfirmWZByOrderIdInERP* – Zatwierdzanie dokumentu WZ na ustawiony dowolny status w Optimie (nie działa dla innych ERP).
Status zamówienia:
• Ustawiony dowolny status
• Statusy zamówienia w Optimie
WorkerXSales – PrintWZGeneratedFromZS* – Wydrukowanie dokumentu WZ w Optimie. (nie działa dla innych ERP). W przypadku błędu proces jest ponawiany.
Status zamówienia:
• Przygotowane do wysyłki
• Wysłane
WorkerXSales – GenerateSalesInvoiceToOrder* – Tworzenie dokumentu FV w Comarch ERP Optima. Faktura generowana jest na podstawie zatwierdzonego RO w Comarch ERP Optima. Faktura może być rozliczona z płatnością, zatwierdzona lub w buforze.
Status zamówienia:
• W trakcie realizacji
Tworzenie faktur z dokumentów magazynowych
WorkerXSales – GenerateFAFromZSGeneratedWZInERP* – Tworzenie dokumentu FA w Comarch ERP Optima i XL. Nie generowane są spinacze do faktur (s)FS. Faktura jest generowana na podstawie WZ (Optima) lub WM (XL). Faktura może być rozliczona z płatnością, zatwierdzona lub w buforze.
Dla Comarch XL możliwe jest oznaczenie faktury jako „Fiskalny”. Wszystkich faktur lub tylko na osoby fizyczne.
Status zamówienia:
• Wysłane
Akcje dedykowane dla Subiekt GT
FuturitiERPConnector – GenerateSalesInvoiceToWarehouseRelease – Tworzenie dokumentu FA w Subiekt GT. Faktura jest generowana na podstawie WZ. Wygenerowana faktura może wywoływać skutek magazynowy. Wygenerowanie faktury nie zmienia statusu w xSale.
FuturitiERPConnector – GenerateSalesInvoiceToOrder – Tworzenie dokumentu FV w Subiekt GT. Faktura generowana jest z ZK na wybrany status w xSale. Użytkownik może wskazać dowolny status. Wygenerowana faktura może wywoływać skutek magazynowy. Wygenerowanie faktury nie zmienia statusu w xSale.
Przetwarzanie informacji o płatnościach
WorkerXSales – ExportKBToOptima – Wczytanie płatności do ERP. Dodanie zapisu na wskazanym rejestrze kasowo-bankowym.
WorkerXSales – SetStatusOnOrderAfterPaymentStatusChange – Zmiana statusu na zamówieniu po zmianie statusu płatności. Zmiana statusu płatności na „Nowe” (lub inny wskazany) do zamówienia ze statusem „Anulowane”.
Wysyłka powiadomień mailowych
WorkerXSales – SendEmailOnOrderImportedToERP – Wysłanie maila
Status zamówienia:
• Zaimportowane do ERP
WorkerXSales – SendEmailOnOrderToManualRelization* – Wysłanie wiadomości mailowej po wystąpieniu błędu w trakcie importu zamówienia do ERP
Status zamówienia:
• Do obsługi ręcznej
WorkerXSales – SendEmailOnOrderWaitingForPayment* – Wysłanie powiadomienia mailowego do klienta z informacją o braku płatności do zamówienia
Status zamówienia:
• Oczekuje na płatność
WorkerXSales – SendEmailOnOrderCanceled* – Wysłanie powiadomienia mailowego do klienta z informacją o anulowaniu zamówienia Status zamówienia:
• Anulowane
WorkerXSales – SendEmailOnWZConfirmedAndDeliveryMethodPersonalCollection* – Wysłanie powiadomienia o możliwości odbioru towaru
Status zamówienia:
• Wysłane
• Przygotowane do wysyłki.
WorkerXSales – SendEmailOnFSCreated* – Wysłanie maila po zrealizowaniu zamówienia z załączoną fakturą w pdf. Zmiana statusu na zamówieniu z formą dostawy inną niż „Odbiór osobisty” na Zrealizowane. Wysłanie może być opóźnione według czasu podanego w konfiguracji procesu. Możliwe jest określenie:
• Adresu mailowego z jakiego ma być wysyłany mail.
• Treści wiadomości.
• Wzoru faktury w formacie Cristal.
Można uzależnić wysyłane maila od kraju, formy płatności, integracji.
Tworzenie i przekazywanie numeru listu przewozowego
AlpolShipment – GeneratePackage* – Wygenerowanie automatyczne listu przewozowego po wybranym statusie zamówienia.
AlpolShipment – GeneratePackageByFGUID – Wygenerowanie listu przewozowego za pomocą WMS
WorkerAlpolShipment – GenerateReplacementLabelWithPrint – Proces umożliwiający wydruk etykiety zastępczej, w przypadku gdy podczas generowania listu przewozowego wystąpił błąd po stronie xSale lub po stronie kuriera. W efekcie na wskazanej w konfiguracji procesu drukarkę pojawi się etykieta z informacjami o zamówieniu i treści błędu, który uniemożliwił wygenerowanie listu przewozowego.
WorkerShopErpIntegration – WaybillChanged – Przesłanie wygenerowanego numeru listu przewozowego do platformy sprzedażowej po wygenerowaniu listu przewozowego w xSale. Działa dla wybranych integracji.
WorkerXsales – SetWaybillInERP – Przesłanie wygenerowanego numeru listu przewozowego do Comarch ERP.
ChangeOrderStatusAfterGeneratePackage* – Po poprawnym wygenerowaniu etykiety proces zmienia status zamówienia na wskazany.
Pobranie i wydruk etykiety kurierskiej
AlpolShipment – GetLabel – Pobranie etykiety kurierskiej do xSale.
AlpolShipment – GetLabel(with print by webservice) – Pobranie etykiety kurierskiej do xSale i wydruk na wskazanej drukarce.
Przetwarzanie danych asortymentu
AlpolXSales – CreateOfferFromArticleAndAddIntegration – Proces automatycznego tworzenia oferty z towaru. Do utworzenia oferty wymagana jest towar z uzupełnionymi polami nazwa, kod, grupa.
AlpolXSales – CreateOfferFromArticleAndAddIntegrationCategoryMappings – Proces automatycznego tworzenia oferty z towaru. Do utworzenia oferty wymagana jest towar z uzupełnionymi polami nazwa, kod oraz utworzonym mapowaniem grup.
AlpolXSales – UpdateOfferDescription* – XSale może przepisywać opisy z towarów na oferty. Zmieniając opis w ERP (Comarch Optima i XL) możliwe jest automatyczne przesłanie zmian do kanału sprzedaży.
AlpolXSales – UpdateOfferBinaryData* – XSale może przepisywać zdjęcia z towarów na oferty. Zmieniając zdjęcie w ERP (Comarch Optima i XL) możliwe jest automatyczne przesłanie zmian do kanału sprzedaży.
Akcje dedykowane dla Comarch ERP XL
WorkerXSales – CreateZZFromZS – Wygenerowanie dokumentu ZZ z dokumentu ZS.
Zmiana kodu towaru w Comarch XL* – Funkcja ta umożliwia bezpieczną zmianę kodu towaru w systemie Comarch XL. Zmiana kodu nie spowoduje utworzenia nowego towaru w xSale ani konieczności aktualizacji oferty.
* Niedostępne w wersji xSale Light
