Systemowe procesy automatyczne

W xSale, oprócz procesów automatycznych konfigurowanych samodzielnie przez użytkownika, dostępne są również systemowe procesy automatyczne. Są to wbudowane mechanizmy, które odpowiadają za wybrane działania wykonywane w tle, np. obsługę zamówień, komunikację z ERP, generowanie dokumentów, tworzenie przesyłek, wysyłkę wiadomości e-mail czy aktualizację danych ofert i towarów.

Artykuł ma charakter operacyjny i ekspercki. Zawiera pełne nazwy procesów, ich zastosowania oraz przykłady scenariuszy, w których są wykorzystywane. Dzięki temu może służyć zarówno jako materiał pomocniczy dla użytkowników zaawansowanych, jak i jako baza wiedzy dla konsultantów oraz wdrożeniowców.

Jeżeli szukasz konkretnego procesu, najwygodniej skorzystać z wyszukiwania w przeglądarce (Ctrl + F) i wpisać fragment jego nazwy. W treści zachowano nazwy zgodne z tymi, które są widoczne w systemie xSale.

Uwaga: Systemowe procesy automatyczne nie są przeznaczone do samodzielnej edycji przez użytkownika. Wpis opisuje ich działanie, zastosowanie i typowe scenariusze użycia. Jeśli dany proces wymaga zmiany konfiguracji lub uruchomienia w Twojej bazie, skontaktuj się z zespołem wsparcia xSale.

W tym artykule znajdziesz

• krótkie wyjaśnienie, czym są procesy systemowe i kiedy mają znaczenie,
• listę procesów systemowych pogrupowaną według obszarów działania,
• informację o godzinach aktywności procesów,
• procesy związane z weryfikacją zamówienia i zatwierdzaniem w ERP,
• procesy związane z weryfikacją kupującego,
• procesy zmieniające status zamówienia w sklepie lub marketplace,
• akcje dedykowane dla Comarch ERP Optima,
• tworzenie faktur z dokumentów magazynowych,
• akcje dedykowane dla Subiekt GT,
• przetwarzanie informacji o płatnościach,
• wysyłkę powiadomień mailowych,
• tworzenie i przekazywanie numeru listu przewozowego,
• pobranie i wydruk etykiety kurierskiej,
• wydruki automatyczne,
• przetwarzanie danych asortymentu,
• akcje dedykowane dla Comarch ERP XL,
• wysyłkę faktur do paneli Allegro, Amazon i AtomStore,
• aktualizację wymiarów z towaru na ofercie,
• jednostki pomocnicze na ofercie.

Lista procesów systemowych

Systemowe procesy automatyczne wspierają codzienną pracę z zamówieniami, dokumentami ERP, płatnościami, logistyką, komunikacją z klientem oraz aktualizacją danych w xSale i kanałach sprzedaży.

Na liście wszystkich procesów automatycznych w xSale widać zarówno procesy utworzone samodzielnie przez użytkownika, jak i procesy systemowe. Procesy systemowe są wbudowane w działanie platformy, dlatego nie mają dostępnej standardowej edycji ani kopiowania.

Jeżeli dany proces systemowy ma zostać uruchomiony, dopasowany do konkretnego scenariusza albo wymaga dodatkowej konfiguracji, potrzebny jest kontakt z zespołem wsparcia xSale: helpdesk@xsale.ai.

Ustawienie godzin aktywności procesów

Dla większości procesów automatycznych można określić, w jakich godzinach mają być wykonywane. To przydatne wtedy, gdy część działań chcesz ograniczyć do wybranego przedziału czasowego, np. godzin pracy zespołu lub godzin nocnych.

Przykład: możesz ustawić, aby faktury były generowane i wysyłane do klientów tylko w godzinach 8:00–16:00 od poniedziałku do piątku.

Takie ustawienie pomaga lepiej dopasować działanie automatyzacji do organizacji pracy w firmie. Szczegółowych informacji o dostępnych możliwościach konfiguracji udziela zespół wsparcia xSale.

Sprawdzenie warunków zamówienia (i zatwierdzanie w ERP)

Ta grupa procesów odpowiada za kontrolę warunków zamówienia oraz za działania związane z jego dalszą obsługą po stronie ERP.

WorkerXSales – CheckZSPayment* – proces sprawdza, czy do zamówienia w xSale została przypisana płatność.

• Zastosowanie: służy do weryfikacji opłacenia zamówienia po jego imporcie do ERP.
• Warunki / statusy: startuje na statusie Zaimportowano do ERP. Jeśli płatność zostanie odnaleziona, zamówienie może otrzymać status Płatność zweryfikowana. Jeśli płatności nie ma, proces zwraca komunikat Oczekiwanie na płatność i może być ponawiany do 7 dni.
• Ograniczenia / uwagi: proces kończy sprawdzanie także wtedy, gdy płatność została potwierdzona ręcznie albo status zamówienia nie spełnia warunków dalszej kontroli płatności.

WorkerXSales – ConfirmZSInERP* – proces zatwierdza zamówienie w ERP, jeżeli spełnione są określone warunki biznesowe.

• Zastosowanie: służy do automatycznego przekazania zamówienia do dalszej realizacji po stronie systemu ERP.
• Warunki / statusy: proces może uwzględniać m.in. status zamówienia Zaimportowano do ERP, dostępność towaru na wskazanych magazynach, obecność płatności, uwagi na zamówieniu oraz zdefiniowane formy płatności i dostawy.
• Ograniczenia / uwagi: zakres warunków zależy od konkretnej konfiguracji procesu i scenariusza wdrożenia.

Weryfikacja kupującego

Procesy z tej grupy służą do automatycznego sprawdzania danych kupującego i reagowania na wynik takiej weryfikacji.

WorkerXSales – VierifyTaxNumberInVIES – proces sprawdza numer NIP kupującego w bazie VIES.

• Zastosowanie: wspiera weryfikację kontrahenta dla transakcji, w których poprawność numeru NIP ma znaczenie dla dalszej obsługi dokumentów i rozliczeń.
• Warunki / statusy: po wykonaniu procesu status zamówienia może zostać zaktualizowany zgodnie z wynikiem weryfikacji.
• Ograniczenia / uwagi: wynik zależy od odpowiedzi zwróconej przez bazę VIES, dlatego proces jest zależny od zewnętrznej usługi weryfikacyjnej.

Zmiana statusu zamówienia w sklepie / marketplace

WorkerShopErpIntegration – SetSalesOrderStatus – proces zmienia status zamówienia w sklepie lub marketplace według mapowania ustawionego na konfiguracji integracji.

• Zastosowanie: pozwala synchronizować status zamówienia między xSale i kanałem sprzedaży.
• Warunki / statusy: działa dla wybranych integracji, zgodnie z ich zakresem obsługi statusów.
• Ograniczenia / uwagi: zakres możliwych zmian zależy od konkretnej integracji i dostępnego mapowania statusów.

Akcje dedykowane dla Comarch ERP Optima

Ta grupa obejmuje procesy przygotowane specjalnie dla integracji z Comarch ERP Optima.

WorkerXSales – GenerateWZFromZSInERP* – tworzy dokument WZ w Optimie.

• Zastosowanie: automatyzuje przygotowanie dokumentu magazynowego po spełnieniu określonych warunków zamówienia.
• Warunki / statusy: proces jest używany m.in. dla statusów Płatność zweryfikowana i W trakcie realizacji.
• Ograniczenia / uwagi: działa wyłącznie dla Comarch ERP Optima.

WorkerXSales – ConfirmWZByOrderIdInERP* – zatwierdza dokument WZ na wskazany status w Optimie.

• Zastosowanie: służy do domknięcia etapu magazynowego po stronie ERP.
• Warunki / statusy: może działać na dowolnym wskazanym statusie zamówienia.
• Powiązana dokumentacja: Statusy zamówienia w Optimie.

WorkerXSales – PrintWZGeneratedFromZS* – drukuje dokument WZ wygenerowany w Optimie.

• Zastosowanie: automatyzuje wydruk dokumentów magazynowych po ich utworzeniu.
• Warunki / statusy: jest używany m.in. dla statusów Przygotowane do wysyłki i Wysłane.
• Ograniczenia / uwagi: w przypadku błędu proces jest ponawiany.

WorkerXSales – GenerateSalesInvoiceToOrder* – tworzy dokument faktury sprzedaży w Comarch ERP Optima na podstawie zatwierdzonego RO.

• Zastosowanie: służy do automatycznego generowania faktury dla zamówienia.
• Warunki / statusy: jest wykorzystywany przy statusie W trakcie realizacji.
• Ograniczenia / uwagi: faktura może zostać rozliczona z płatnością, zatwierdzona albo pozostawiona w buforze – zależnie od konfiguracji.

Tworzenie faktur z dokumentów magazynowych

WorkerXSales – GenerateFAFromZSGeneratedWZInERP* – tworzy dokument FA w Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL na podstawie dokumentu magazynowego.

• Zastosowanie: służy do wystawienia faktury po utworzeniu WZ lub WM.
• Warunki / statusy: proces jest zwykle używany dla statusu Wysłane.
• Ograniczenia / uwagi: w Comarch ERP XL możliwe jest oznaczenie faktury jako fiskalnej dla wszystkich faktur albo tylko dla osób fizycznych.

WorkerXSales – GenerateSalesInvoiceToOrderForContractors – generuje fakturę z RO w Comarch ERP Optima dla kontrahentów z NIP.

• Zastosowanie: służy do rozdzielenia scenariusza fakturowania dla kontrahentów firmowych.
• Warunki / statusy: wyzwalaczem jest zmiana statusu zamówienia sprzedaży, przy warunkach Nabywca z NIP nie jest pusty oraz Status jest W trakcie realizacji.
• Zaplanowane akcje: proces planuje wykonanie 2 akcji: Generuje fakturę dla zamówienia oraz Generuje wydruk dokumentu z ERP.
• Ograniczenia / uwagi: należy wskazać właściwe ID wydruku w ERP. Domyślnie jest to 1834 i trzeba zaznaczyć użycie domyślnego wydruku.

WorkerXSales – GenerateSalesReceiptToOrderForIndividualClient – generuje paragon z RO w Comarch ERP Optima dla kontrahentów bez NIP.

• Zastosowanie: służy do obsługi sprzedaży dla klientów indywidualnych.
• Warunki / statusy: wyzwalaczem jest zmiana statusu zamówienia sprzedaży, przy warunkach Nabywca z NIP brak oraz Status jest W trakcie realizacji.
• Zaplanowane akcje: proces planuje wykonanie 2 akcji: Generuje paragon dla zamówienia oraz Generuje wydruk dokumentu z ERP.
• Ograniczenia / uwagi: należy wskazać właściwe ID wydruku w ERP. Domyślnie jest to 1278 i trzeba zaznaczyć użycie domyślnego wydruku.

WorkerXSales – GetERPInvoicePrintoutByWebservice – pobiera wydruk dokumentu z Comarch ERP Optima do xSale.

• Zastosowanie: służy do pobierania wydruku korekty lub innego dokumentu gotowego do odbioru.
• Warunki / statusy: wyzwalaczem jest zdarzenie Utworzono korektę do faktury lub paragonu, gotowa do pobrania.
• Ograniczenia / uwagi: wymaga wskazania właściwego ID wydruku w ERP oraz zaznaczenia użycia domyślnego wydruku.

Akcje dedykowane dla Subiekt GT

Ta grupa obejmuje procesy przygotowane specjalnie dla integracji z Subiekt GT.

FuturitiERPConnector – GenerateSalesInvoiceToWarehouseRelease – tworzy dokument FA w Subiekt GT na podstawie WZ.

• Zastosowanie: służy do wystawienia faktury po wcześniejszym wygenerowaniu wydania magazynowego.
• Warunki / statusy: wygenerowanie faktury zmienia status zamówienia na Zrealizowane.
• Ograniczenia / uwagi: wygenerowana faktura może wywoływać skutek magazynowy.

FuturitiERPConnector – GenerateSalesInvoiceToOrder – tworzy dokument FV w Subiekt GT z ZK na wybrany status w xSale.

• Zastosowanie: pozwala generować fakturę na dowolnym wskazanym etapie obsługi zamówienia.
• Warunki / statusy: użytkownik może wskazać dowolny status, na którym proces ma działać.
• Ograniczenia / uwagi: wygenerowana faktura może wywoływać skutek magazynowy, a po jej utworzeniu status w xSale zmienia się na Zrealizowane.

FuturitiERPConnector – GenerateWarehouseReleaseToSalesOrder – tworzy dokument WZ w Subiekt GT z ZK na wybrany status w xSale.

• Zastosowanie: służy do automatycznej obsługi wydania magazynowego po stronie Subiekta.
• Warunki / statusy: użytkownik wskazuje status, na którym proces ma uruchamiać tworzenie WZ.
• Ograniczenia / uwagi: wygenerowanie WZ zawsze wywołuje skutek magazynowy i zmienia status zamówienia na Przygotowywane do wysyłki.

Przetwarzanie informacji o płatnościach

WorkerXSales – ExportKBToOptima – wczytuje płatność do ERP i dodaje zapis na wskazanym rejestrze kasowo-bankowym.

• Zastosowanie: służy do przekazania informacji o płatności z xSale do ERP.

WorkerXSales – SetStatusOnOrderAfterPaymentStatusChange – zmienia status zamówienia po zmianie statusu płatności.

• Zastosowanie: pozwala zareagować na wpływ płatności lub inną zmianę stanu płatności.
• Przykład: może zmienić status płatności na Nowe lub inny wskazany dla zamówienia ze statusem Anulowane.

Wysyłka powiadomień mailowych

Ta grupa obejmuje procesy odpowiedzialne za automatyczną komunikację z klientami i obsługą sklepu.

WorkerXSales – SendEmailOnOrderImportedToERP – wysyła wiadomość e-mail po imporcie zamówienia do ERP.

• Status zamówienia: Zaimportowane do ERP.

WorkerXSales – SendEmailOnOrderToManualRelization* – wysyła wiadomość po wystąpieniu błędu podczas importu zamówienia do ERP.

• Status zamówienia: Do obsługi ręcznej.

WorkerXSales – SendEmailOnOrderWaitingForPayment* – wysyła powiadomienie o braku płatności do zamówienia.

• Status zamówienia: Oczekuje na płatność.

WorkerXSales – SendEmailOnOrderCanceled* – wysyła powiadomienie o anulowaniu zamówienia.

• Status zamówienia: Anulowane.

WorkerXSales – SendEmailOnWZConfirmedAndDeliveryMethodPersonalCollection* – wysyła powiadomienie o możliwości odbioru towaru.

• Status zamówienia: Wysłane lub Przygotowane do wysyłki.

WorkerXSales – SendEmailOnFSCreated* – wysyła wiadomość po zrealizowaniu zamówienia z dołączoną fakturą PDF.

• Zastosowanie: służy do wysyłki standardowej faktury sprzedaży po realizacji zamówienia.
• Ograniczenia / uwagi: aby wygenerować fakturę, należy podać ID jej wydruku. Proces może być opóźniony zgodnie z konfiguracją i uzależniony od kraju, formy płatności lub integracji.

WorkerXSale Connector – SendEmailOnFSCreated* – wysyła wiadomość po wygenerowaniu faktury przez xSale w Subiekcie.

• Zastosowanie: służy do automatycznej wysyłki faktury z integracji Subiektowej.
• Ograniczenia / uwagi: aby wygenerować fakturę, należy podać nazwę jej wydruku.

Tworzenie i przekazywanie numeru listu przewozowego

AlpolShipment – GeneratePackage* – automatycznie generuje list przewozowy po wskazanym statusie zamówienia.

AlpolShipment – GeneratePackageByFGUID – generuje list przewozowy z wykorzystaniem WMS.

WorkerAlpolShipment – GenerateReplacementLabelWithPrint – drukuje etykietę zastępczą, jeśli podczas generowania listu wystąpił błąd po stronie xSale lub kuriera.

WorkerShopErpIntegration – WaybillChanged – przekazuje wygenerowany numer listu przewozowego do platformy sprzedażowej.

WorkerXSales – SetWaybillInERP – przekazuje wygenerowany numer listu przewozowego do Comarch ERP.

ChangeOrderStatusAfterGeneratePackage* – po poprawnym wygenerowaniu etykiety zmienia status zamówienia na wskazany.

Pobranie i wydruk etykiety kurierskiej

AlpolShipment – GetLabel – pobiera etykietę kurierską do xSale.

AlpolShipment – GetLabel(with print by webservice) – pobiera etykietę do xSale i drukuje ją na wskazanej drukarce.

AlpolXSales – SendPrintingToPrintByFGUID – drukuje wcześniej utworzoną etykietę kurierską na danym stanowisku.

Wydruki automatyczne

WorkerXSales – GenerateOrderPrintingAndPrint – drukuje szczegóły zamówienia w oparciu o szablon i na wskazanej drukarce.

Przetwarzanie danych asortymentu

AlpolXSales – CreateOfferFromArticleAndAddIntegration – automatycznie tworzy ofertę z towaru.

• Wymagane dane: towar musi mieć uzupełnione pola nazwa, kod i grupa.

AlpolXSales – CreateOfferFromArticleAndAddIntegrationCategoryMappings – automatycznie tworzy ofertę z towaru z wykorzystaniem mapowania grup.

• Wymagane dane: towar musi mieć uzupełnione pola nazwa, kod oraz przygotowane mapowanie grup.

AlpolXSales – UpdateOfferDescription* – przepisuje opisy z towarów na oferty i może przesyłać zmiany dalej do kanału sprzedaży. Zmieniając opis w ERP (Comarch Optima i XL) możliwe jest automatyczne przesłanie zmian do kanału sprzedaży. Jeśli posiadasz opisy na towarach w xSale, to nadpiszą one te na ofertach.

AlpolXSales – UpdateOfferBinaryData* – przepisuje zdjęcia z towarów na oferty i może przesyłać zmiany dalej do kanału sprzedaży. Zmieniając zdjęcie w ERP (Comarch Optima i XL) możliwe jest automatyczne przesłanie zmian do kanału sprzedaży. Jeśli posiadasz zdjęcia na towarach w xSale, to nadpiszą one te na ofertach.

Akcje dedykowane dla Comarch ERP XL

WorkerXSales – CreateZZFromZS – generuje dokument ZZ z dokumentu ZS.

Zmiana kodu towaru w Comarch XL* – umożliwia bezpieczną zmianę kodu towaru w Comarch XL bez tworzenia nowego towaru w xSale i bez konieczności aktualizacji oferty.

* Niedostępne w wersji xSale Light.

Wysyłka faktur do panelów Allegro, Amazon i AtomStore

WorkerShopErpIntegration – SendOrderSalesDocumentToShop – wysyła fakturę do Amazon, Allegro i AtomStore, o ile dokument został dodany do zamówienia i spełnione zostały warunki jego przekazania. Szczegóły: Jak wysłać fakturę do panelu Allegro i Amazon.

Aktualizacja wymiarów z towaru na ofercie

WorkerXSales – UpdateOfferDimensionsFromArticleOnArticleSave – zapisuje wymiary na towarze i przepisuje je na podłączone do niego oferty.

Prawidłowa konfiguracja: Wyzwalacz = Zapis towaru + Akcja = Przepisuje wymiary artykułu na podłączone do niego oferty.

WorkerXSales – UpdateOfferDimensionsFromArticleOnAttachArticleToOffer – przepisuje wymiary z towaru na oferty, które mają dany towar.

Prawidłowa konfiguracja: Wyzwalacz = 294 + Akcja = Przepisuje wymiary artykułu na podłączone do niego oferty.

Uwaga: proces działa wyłącznie dla pobierania wymiarów z Comarch ERP XL.

Jednostki pomocnicze na ofercie (towar → oferta)

WorkerXSales – UpdateOfferParameter – proces systemowy, który przepisuje jednostki pomocnicze z towaru na powiązaną ofertę. Jest wymagany, jeżeli chcesz przekazywać jednostki pomocnicze dalej do integracji sklepowych, np. Shoper.

Proces działa cyklicznie zgodnie z harmonogramem procesów automatycznych. Jeżeli proces nie jest dostępny lub nie wykonuje się w Twojej bazie, zgłoś to do Helpdesk xSale.