Proces zatwierdzania zamówienia w Comarch ERP Optima

Wpis wyjaśnia, jak działa zatwierdzanie zamówień w procesie integracji xSale z Comarch ERP Optima. W praktyce należy rozróżnić dwa elementy: ustawienie, które decyduje, czy dokument RO w Optimie ma zostać zapisany jako zatwierdzony, oraz dodatkowy proces xSale, który może sprawdzać, czy zamówienie spełnia warunki do dalszej obsługi.

W tym artykule znajdziesz

• Czym różni się zatwierdzanie RO od procesu zatwierdzania zamówienia?
• Jakie warunki może sprawdzać proces zatwierdzania?
• Co się stanie, gdy zamówienie nie spełnia warunków?
• Najczęstsze przyczyny braku zatwierdzenia zamówienia
• Jak działa weryfikacja stanu magazynowego?
• Co sprawdzić, jeśli zamówienie nie zostało zatwierdzone?

Czym różni się zatwierdzanie RO od procesu zatwierdzania zamówienia?

W konfiguracji WebService Comarch ERP Optima dostępne jest ustawienie Zatwierdzaj RO. To ustawienie decyduje o tym, czy rezerwacja odbiorcy tworzona w Optimie ma zostać zapisana jako dokument zatwierdzony, czy jako dokument w buforze.

• Jeśli ustawienie Zatwierdzaj RO jest włączone, xSale przekazuje zamówienie do Optimy z informacją, że RO ma zostać zatwierdzone.
• Jeśli ustawienie Zatwierdzaj RO jest wyłączone, RO pozostaje w buforze i wymaga dalszej obsługi po stronie Optimy.

Osobnym mechanizmem jest proces zatwierdzania zamówienia w xSale. Ten proces może sprawdzać warunki biznesowe przed uznaniem zamówienia za gotowe do dalszej obsługi. Proces jest konfigurowany indywidualnie dla klienta, dlatego w celu jego włączenia lub zmiany konfiguracji należy skontaktować się z helpdeskiem xSale.

Jakie warunki może sprawdzać proces zatwierdzania?

Proces może sprawdzać, czy zamówienie spełnia warunki potrzebne do automatycznej obsługi. Zakres kontroli zależy od konfiguracji procesu.

• czy zamówienie ma uwagę kupującego,
• czy zamówienie zostało opłacone,
• czy towary z zamówienia są dostępne na wskazanych magazynach,
• czy sposób dostawy jest poprawnie przypisany i zmapowany,
• czy forma płatności nie znajduje się na liście wykluczeń,
• czy sposób dostawy nie znajduje się na liście wykluczeń,
• czy oferta z zamówienia jest powiązana z towarem w xSale,
• czy pozycja transportowa jest poprawnie oznaczona jako usługa.

Jeżeli w konfiguracji wskazane są konkretne statusy zamówień do weryfikacji, proces sprawdza tylko zamówienia znajdujące się na tych statusach.

Co się stanie, gdy zamówienie nie spełnia warunków?

Jeśli zamówienie nie spełnia warunków procesu, xSale nie traktuje go jako gotowego do automatycznego zatwierdzenia. W zależności od konfiguracji zamówienie może otrzymać status przeznaczony dla zamówień niegotowych do dalszego przetwarzania, np. status typu Niezatwierdzone.

Proces zapisuje datę ostatniej synchronizacji. Oznacza to, że jeśli przy pierwszej weryfikacji zamówienie nie spełni warunków i dane zamówienia się nie zmienią, nie należy zakładać, że ta sama weryfikacja wykona się automatycznie ponownie. W takiej sytuacji należy usunąć przyczynę problemu i zatwierdzić zamówienie ręcznie albo uruchomić dalszą obsługę zgodnie z konfiguracją procesu.

Najczęstsze przyczyny braku zatwierdzenia zamówienia

Zamówienie ma uwagę kupującego

Jeżeli proces ma blokować zamówienia z uwagą kupującego, takie zamówienie nie zostanie automatycznie zatwierdzone. Sprawdź treść uwagi na zamówieniu i zdecyduj, czy zamówienie można obsłużyć ręcznie.

Zamówienie nie jest opłacone

Jeżeli proces wymaga płatności, zamówienie bez zaksięgowanej lub pobranej płatności nie zostanie automatycznie zatwierdzone. Sprawdź sekcję płatności na zamówieniu w xSale oraz konfigurację pobierania płatności dla danej integracji.

Pozycja transportowa nie jest oznaczona jako usługa

Jeżeli koszt dostawy jest przekazywany jako pozycja zamówienia, pozycja transportowa powinna być obsługiwana jako usługa. Sprawdź kod transportu i jego ustawienia w xSale. Jeżeli transport jest traktowany jak zwykły towar, proces może zablokować zatwierdzenie zamówienia.

Na zamówieniu nie ma sposobu dostawy

Jeżeli sposób wysyłki wybrany przez klienta nie został poprawnie przypisany w xSale, zamówienie może nie przejść weryfikacji. Sprawdź mapowanie dostaw w konfiguracji integracji oraz listę sposobów dostawy w panelu xSale.

Oferta z zamówienia nie ma powiązanego towaru

Jeżeli na zamówieniu znajduje się oferta bez powiązanego towaru, xSale nie może poprawnie sprawdzić stanu magazynowego. Sprawdź ofertę w xSale i upewnij się, że jest powiązana z właściwym towarem.

Jak działa weryfikacja stanu magazynowego?

Jeżeli w procesie wskazane są konkretne magazyny, xSale sprawdza dostępność towaru na tych magazynach. Jeśli magazyny nie są wskazane osobno, system korzysta z magazynów używanych w konfiguracji integracji do synchronizacji stanów.

Przykład: jeśli dla danej integracji synchronizowane są stany z magazynów Mag1 i Mag3, to przy weryfikacji zamówienia xSale uwzględnia te same magazyny i pomija pozostałe.

Warto zwrócić uwagę na sytuację, gdy na magazynie pozostaje ostatnia sztuka towaru. Jeśli konfiguracja procesu wymaga dostępności większej niż ilość potrzebna do obsługi zamówienia, zamówienie może nie zostać automatycznie zatwierdzone i będzie wymagało ręcznej decyzji użytkownika.

Co sprawdzić, jeśli zamówienie nie zostało zatwierdzone?

• Sprawdź, czy w konfiguracji WebService włączone jest ustawienie Zatwierdzaj RO, jeśli RO ma być zapisywane w Optimie jako zatwierdzone.
• Sprawdź, czy dla procesu ustawiono właściwe statusy zamówień, które mają podlegać weryfikacji.
• Sprawdź, czy zamówienie nie ma uwagi kupującego, która blokuje automatyczne zatwierdzenie.
• Sprawdź, czy zamówienie ma wymaganą płatność i czy płatność została pobrana do xSale.
• Sprawdź, czy sposób dostawy i forma płatności nie są wykluczone z automatycznego zatwierdzania.
• Sprawdź, czy sposób dostawy jest przypisany i poprawnie zmapowany.
• Sprawdź, czy wszystkie oferty z zamówienia są powiązane z towarami.
• Sprawdź, czy towary mają wystarczający stan na magazynach branych pod uwagę przez proces.

Jeżeli zamówienie nadal nie przechodzi weryfikacji, skontaktuj się z helpdeskiem xSale i podaj numer zamówienia oraz informację, jaki status otrzymało zamówienie po imporcie.