Proces automatycznego generowania faktur z RO w Comarch ERP Optima

Proces automatycznego generowania faktur z RO pozwala utworzyć fakturę sprzedaży w Comarch ERP Optima bezpośrednio z rezerwacji odbiorcy (RO). Dzięki temu nie trzeba najpierw wystawiać dokumentu WZ, jeżeli w danym scenariuszu sprzedaży faktura ma powstać od razu na podstawie RO.

W tym artykule znajdziesz

• Jak działa proces generowania faktury z RO?
• Co oznaczają opcje zatwierdzenia i rozliczenia faktury?
• O czym warto pamiętać?
• Co sprawdzić, jeśli faktura nie powstaje?
• Włączenie procesu

Jak działa proces generowania faktury z RO?

Proces działa na zatwierdzonym dokumencie RO zapisanym w Comarch ERP Optima. Po spełnieniu warunków procesu xSale przekazuje do WebService identyfikator RO, a WebService generuje na jego podstawie fakturę sprzedaży w Optimie.

• Faktura jest generowana po zatwierdzeniu RO.
• Dokument powstaje bezpośrednio z RO, bez konieczności wcześniejszego generowania WZ.
• Po utworzeniu faktury xSale zapisuje identyfikator dokumentu zwrócony przez WebService.
• Można ustawić opóźnienie wygenerowania faktury, np. o określoną liczbę godzin od zatwierdzenia RO.

xSale działa procesowo, dlatego faktura nie musi pojawić się w Optimie od razu po zatwierdzeniu RO. Dokument zostanie wygenerowany po obsłużeniu zadania przez proces automatyczny.

Co oznaczają opcje zatwierdzenia i rozliczenia faktury?

Proces może zostać skonfigurowany w kilku wariantach. Najważniejsze ustawienia dotyczą tego, czy faktura ma zostać tylko wygenerowana, czy również zatwierdzona i rozliczona.

• Wygenerowanie faktury – WebService tworzy fakturę z RO w Comarch ERP Optima.
• Zatwierdzenie faktury – po wygenerowaniu dokumentu proces dodatkowo zatwierdza fakturę w Optimie.
• Rozliczenie faktury z płatnością – proces próbuje rozliczyć fakturę z zapisem kasowo-bankowym zaimportowanym z xSale dla tego samego RO.

Rozliczenie zadziała tylko wtedy, gdy płatności są przesyłane z xSale do Comarch ERP Optima i dla danego RO istnieje odpowiedni zapis kasowo-bankowy. Jeżeli zapis płatności nie istnieje, faktura może zostać wygenerowana, ale etap rozliczenia nie zostanie wykonany poprawnie.

O czym warto pamiętać?

• Numeracja faktury wynika z konfiguracji Comarch ERP Optima. xSale nie nadaje osobnej numeracji faktur w tym procesie.
• Wpis dotyczy generowania faktury z RO. Jeżeli proces ma wybierać między fakturą a paragonem, wymaga to odpowiedniej konfiguracji wariantu FA/PA. Pomocny wpis: Konfiguracja procesu automatycznego generowania faktur i paragonów z RO.
• Wygenerowana faktura może zostać wysłana do klienta e-mailem, jeżeli uruchomiony jest osobny proces wysyłki dokumentu. Pomocny wpis: Proces wysyłki faktury do klienta.
• Jeżeli faktura ma powstać dopiero po WZ, używany jest inny proces. Pomocny wpis: Proces automatycznego generowania faktur.

Co sprawdzić, jeśli faktura nie powstaje?

Jeżeli faktura nie została wygenerowana automatycznie, sprawdź kolejno:

• czy RO jest zatwierdzona w Comarch ERP Optima,
• czy proces automatycznego generowania faktury z RO jest włączony dla właściwej integracji,
• czy nie ustawiono opóźnienia generowania faktury,
• czy WebService działa i ma poprawny dostęp do bazy Comarch ERP Optima,
• czy na RO są dane wymagane do wystawienia faktury, np. kontrahent, pozycje i wartości dokumentu,
• jeżeli faktura ma być rozliczana automatycznie – czy płatność została wcześniej zaimportowana do Comarch ERP Optima jako zapis kasowo-bankowy.

Włączenie procesu

Proces wymaga konfiguracji po stronie xSale i WebService. W celu włączenia automatycznego generowania faktur z RO skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai i wskaż, czy faktura ma być tylko generowana, czy również zatwierdzana i rozliczana z płatnością.