EN
Ten wpis opisuje, jak xSale dobiera kontrahenta podczas przekazywania zamówienia do Comarch ERP XL. Jeżeli chcesz sprawdzić, kiedy xSale przypisuje importowane zamówienie do istniejącego kontrahenta w samym xSale, zobacz wpis Jak xSale przypisuje kontrahenta do importowanego zamówienia?.
W integracji z Comarch ERP XL xSale nie zawsze tworzy nową kartotekę kontrahenta. Przed założeniem nowego kontrahenta integracja sprawdza, czy w ERP XL istnieje już kartoteka, którą można wykorzystać na zamówieniu. Od wersji ERP XL 2025.1 sposób sprawdzania zależy przede wszystkim od tego, czy na zamówieniu jest podany numer NIP.
W tym artykule znajdziesz
- Jak xSale rozpoznaje kontrahenta w Comarch ERP XL?
- Jak działa zamówienie z NIP?
- Jak działa zamówienie bez NIP?
- Co się dzieje, gdy jest kilka pasujących kartotek?
- Jak działa techniczne powiązanie kontrahenta z ERP?
- Kiedy xSale tworzy nowy kod kontrahenta?
- Co dzieje się po zmianie kodu kontrahenta w xSale?
- Jakie dodatkowe ustawienia można włączyć w WebService XL?
Jak xSale rozpoznaje kontrahenta?
Uwaga: opisane poniżej zasady rozpoznawania kontrahenta w Comarch ERP XL obowiązują od wersji 2025.1.
Podczas przekazywania zamówienia do Comarch ERP XL xSale sprawdza, czy w XL istnieje już odpowiednia kartoteka kontrahenta. Sposób wyszukiwania zależy od danych na zamówieniu:
- jeżeli zamówienie ma NIP, xSale szuka kontrahenta po NIP,
- jeżeli zamówienie nie ma NIP, xSale szuka kontrahenta po e-mailu oraz kodzie, ale tylko wśród kartotek bez NIP.
Dzięki temu zamówienie firmowe z NIP nie zostanie przypadkowo podpięte pod kontrahenta znalezionego po kodzie lub e-mailu, a zamówienie osoby fizycznej bez NIP nie zostanie podpięte pod kartotekę firmową.
Zamówienie z NIP
Jeżeli na zamówieniu jest podany NIP, integracja szuka kontrahenta w Comarch ERP XL po tym numerze NIP. W tym scenariuszu NIP jest najważniejszym identyfikatorem kontrahenta.
- Jeżeli w ERP XL istnieje kontrahent z takim NIP, xSale użyje tej kartoteki.
- Jeżeli kontrahent z takim NIP nie istnieje, xSale nie przechodzi na dopasowanie po kodzie ani e-mailu.
- Nowa kartoteka kontrahenta zostanie utworzona dopiero wtedy, gdy w XL nie ma kontrahenta z podanym NIP.
NIP jest normalizowany na potrzeby wyszukiwania. Oznacza to, że integracja ignoruje typowe różnice w zapisie, takie jak spacje, myślniki czy przedrostek PL przy polskim NIP.
Kontrahent tworzony dla zamówienia z NIP powinien zostać oznaczony jako podmiot gospodarczy, zgodnie z danymi przekazanymi z xSale i ustawieniami WebService XL.
Zamówienie bez NIP
Jeżeli zamówienie nie ma numeru NIP, integracja szuka kontrahenta po danych właściwych dla osoby fizycznej, czyli po e-mailu oraz kodzie kontrahenta.
- xSale szuka tylko wśród kartotek, które nie mają uzupełnionego numeru NIP.
- Jeżeli znajdzie pasującą kartotekę bez NIP, użyje jej na zamówieniu.
- Jeżeli nie znajdzie kontrahenta albo znajdzie wyłącznie kartoteki z NIP, utworzy nową kartotekę osoby fizycznej.
Dzięki temu zamówienie bez NIP nie powinno zostać przypisane do kontrahenta firmowego tylko dlatego, że zgadza się e-mail albo kod.
Kontrahent tworzony dla zamówienia bez NIP powinien zostać oznaczony jako osoba fizyczna, zgodnie z danymi przekazanymi z xSale i ustawieniami WebService XL.
Co się dzieje, gdy jest kilka pasujących kartotek?
Jeżeli w Comarch ERP XL istnieje kilka kartotek spełniających warunek wyszukiwania, integracja używa pierwszej znalezionej kartoteki.
W praktyce oznacza to, że jeżeli w ERP XL są duplikaty z tym samym NIP, e-mailem albo kodem, wynik dopasowania może nie być oczywisty dla operatora. W takiej sytuacji warto uporządkować kartoteki w ERP XL, żeby integracja mogła jednoznacznie wskazać właściwego kontrahenta.
Techniczne powiązanie kontrahenta z ERP
xSale zapisuje techniczne powiązanie kontrahenta z ERP w polu wewnętrznym, niewidocznym w standardowym widoku interfejsu. Dzięki temu system pamięta, jaki kontrahent został ostatecznie użyty po stronie Comarch ERP XL.
W praktyce oznacza to, że:
- jeżeli kontrahent został już wcześniej powiązany z ERP XL, przy kolejnych synchronizacjach xSale może korzystać z tego ustalonego powiązania,
- jeżeli podczas wysyłki xSale znajdzie istniejącą kartę kontrahenta w ERP, zapisuje użyty kod i wykorzystuje go przy kolejnych synchronizacjach.
Powiązanie techniczne pomaga ograniczyć tworzenie duplikatów, ale nie zastępuje uporządkowanych danych kontrahentów w ERP XL.
Kiedy xSale tworzy nowy kod kontrahenta?
Jeżeli xSale nie znajdzie istniejącego kontrahenta w ERP XL i ma utworzyć nową kartotekę, sprawdza, czy aktualny kod kontrahenta może zostać użyty w XL.
Dla Comarch ERP XL kod kontrahenta jest uznawany za nieprawidłowy, gdy:
- jest pusty,
- ma więcej niż 20 znaków.
Jeżeli kod jest poprawny, może zostać użyty przy tworzeniu kontrahenta w ERP. Jeżeli kod nie spełnia tych warunków, xSale generuje nowy kod kontrahenta zgodnie z konfiguracją i zapisuje go do dalszych synchronizacji.
Zmiana kodu kontrahenta w xSale
Jeżeli na karcie kontrahenta w xSale zmienisz pole Kod, dotychczasowe techniczne powiązanie z ERP może zostać zbudowane od nowa przy kolejnej synchronizacji. Integracja ponownie przejdzie wtedy przez ustalone reguły dopasowania kontrahenta.
To pomaga w sytuacjach, w których wcześniejsze powiązanie było błędne albo dane kontrahenta zostały uporządkowane po stronie xSale lub ERP XL.
Ustawienia dodatkowe w WebService XL
W WebService XL można dodatkowo włączyć ustawienie, które blokuje nadpisywanie adresu e-mail na istniejącej karcie kontrahenta podczas synchronizacji.
Wyłączenie nadpisywania adresu e-mail
- Uruchom Futuriti WebService XL i przejdź do konfiguracji.
- Przejdź do sekcji Konfiguracja → Wczytywanie dok. do ERP i zaznacz opcję nie nadpisuj e-mail na istniejącym kontrahencie.
- Po wprowadzeniu zmian zapisz ustawienia przyciskiem Zapisz.
- Aby wprowadzone zmiany zaczęły obowiązywać, przejdź do sekcji Harmonogram i zrestartuj usługę WebService XL: Zatrzymaj, następnie Odśwież status SOAP i Uruchom.
To ustawienie warto stosować wtedy, gdy na karcie kontrahenta w ERP XL ma pozostać dotychczasowy adres e-mail i nie powinien być nadpisywany danymi przychodzącymi z xSale.