Jeżeli w ERP pojawiają się dwie kartoteki kontrahenta z tym samym numerem NIP, najczęściej problem wynika ze sposobu wyszukiwania istniejącej kartoteki podczas zakładania kontrahenta z xSale.
W tym artykule znajdziesz
- jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje,
- dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP,
- jak wygląda taki scenariusz na przykładzie ERP XL,
- co warto sprawdzić w konfiguracji.
Jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje
Przed utworzeniem kontrahenta w ERP xSale sprawdza, czy taka kartoteka została już wcześniej odnaleziona lub powiązana. Przy identyfikacji mogą być używane:
- kod kontrahenta,
- NIP,
- adres e-mail.
Kolejność sprawdzania tych danych jest konfigurowalna w integracji z ERP. To oznacza, że efekt wyszukiwania zależy nie tylko od samego numeru NIP, ale również od ustawionej kolejności identyfikacji i od danych dostępnych na kartotece.
Dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP
Druga kartoteka może powstać wtedy, gdy xSale nie znajdzie istniejącego kontrahenta w zakresie danych, które są brane pod uwagę podczas wyszukiwania. W takiej sytuacji system traktuje kontrahenta jako nowego i zakłada kolejną kartotekę w ERP.
Najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy:
- kolejność wyszukiwania kontrahenta w integracji nie odpowiada danym, które rzeczywiście są uzupełnione w ERP,
- istniejąca kartoteka nie jest uwzględniana przez konfigurację WebService,
- kontrahent znajduje się poza zakresem grupy lub obszaru, w którym WebService szuka i zakłada nowe kartoteki.
Przykład dla ERP XL
W ERP XL można spotkać scenariusz, w którym WebService pracuje na wskazanej grupie kontrahentów, na przykład SKLEP.
Jeżeli kontrahent z tym samym NIP już istnieje w ERP XL, ale nie jest uwzględniany przez zakres wyszukiwania używany przez WebService, xSale może utworzyć nową kartotekę i przypisać ją do grupy wskazanej w konfiguracji integracji.
Dlatego sam fakt, że w ERP istnieje już kartoteka z takim samym NIP, nie zawsze oznacza, że zostanie ona wykorzystana przez integrację.
Co sprawdzić
- kolejność wyszukiwania kontrahenta po `Kod`, `NIP` i `e-mail`,
- czy istniejąca kartoteka ma uzupełnione dane, po których integracja rzeczywiście szuka kontrahenta,
- czy konfiguracja WebService dla ERP XL obejmuje właściwą grupę kontrahentów,
- czy w Twoim środowisku nie ma osobnych zasad zakładania kontrahentów dla wybranych źródeł zamówień.
Jeżeli chcesz ograniczyć ryzyko tworzenia podwójnych kartotek kontrahentów, skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai i prześlij przykład konkretnego zamówienia oraz numer NIP kontrahenta.
