EN
Jeżeli w ERP pojawiają się dwie kartoteki kontrahenta z tym samym numerem NIP, najczęściej problem wynika ze sposobu wyszukiwania istniejącej kartoteki podczas zakładania kontrahenta z xSale.
W tym artykule znajdziesz
- jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje,
- dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP,
- jak wygląda taki scenariusz na przykładzie ERP XL,
- czym różni się przypisanie kontrahenta w xSale od kartoteki w ERP,
- co warto sprawdzić w konfiguracji.
- jakie zasady dotyczą Subiekt GT,
Jak xSale sprawdza, czy kontrahent już istnieje
Przed utworzeniem kontrahenta w ERP xSale sprawdza, czy taka kartoteka została już wcześniej odnaleziona lub powiązana. Przy identyfikacji mogą być używane:
- kod kontrahenta,
- NIP,
- adres e-mail.
Sposób wyszukiwania i możliwość ustawienia kolejności zależą od integracji ERP. Nie należy zakładać, że każda integracja używa tych samych kryteriów w tej samej kolejności.
Zasady dla Subiekt GT
Przy przekazywaniu zamówienia do Subiekt GT nabywca z NIP jest wyszukiwany po NIP. Ustawienie Kolejność wyszukiwania kontrahenta w ERP dotyczy nabywców bez NIP: pozwala wybrać E-mail, Kod albo oba kryteria w ustalonej kolejności. Domyślnie jest to E-mail → Kod, a wyszukiwanie obejmuje kartoteki bez NIP.
Przy wybranym samym E-mail i braku adresu integracja sprawdza kod. Jeżeli adres jest podany, ale nie pasuje do żadnej kartoteki, nie przechodzi do standardowego wyszukiwania po kodzie. Dokładne zasady opisuje wpis Zasady ustawiania kontrahentów w Subiekt GT.
Dlaczego może powstać druga kartoteka z tym samym NIP
Druga kartoteka może powstać wtedy, gdy xSale nie znajdzie istniejącego kontrahenta w zakresie danych, które są brane pod uwagę podczas wyszukiwania. W takiej sytuacji system traktuje kontrahenta jako nowego i zakłada kolejną kartotekę w ERP.
W integracjach korzystających z konfiguracji WebService możliwe przyczyny to:
- kolejność wyszukiwania kontrahenta w integracji nie odpowiada danym, które rzeczywiście są uzupełnione w ERP,
- istniejąca kartoteka nie jest uwzględniana przez konfigurację WebService,
- kontrahent znajduje się poza zakresem grupy lub obszaru, w którym WebService szuka i zakłada nowe kartoteki.
Przykład dla ERP XL
W ERP XL można spotkać scenariusz, w którym WebService pracuje na wskazanej grupie kontrahentów, na przykład SKLEP.
Jeżeli kontrahent z tym samym NIP już istnieje w ERP XL, ale nie jest uwzględniany przez zakres wyszukiwania używany przez WebService, xSale może utworzyć nową kartotekę i przypisać ją do grupy wskazanej w konfiguracji integracji.
Dlatego sam fakt, że w ERP istnieje już kartoteka z takim samym NIP, nie zawsze oznacza, że zostanie ona wykorzystana przez integrację.
Kontrahent w xSale a kartoteka kontrahenta w ERP
Ten wpis opisuje sytuację, w której w systemie ERP mogą powstać dwie kartoteki kontrahenta z tym samym numerem NIP. Warto jednak odróżnić ten etap od wcześniejszego przypisania kontrahenta do zamówienia w xSale.
Przy imporcie zamówienia xSale może użyć istniejącego kontrahenta w xSale, jeżeli konfiguracja i dane z zamówienia pozwolą odnaleźć go po kodzie, kodzie zewnętrznym albo e-mailu. Nie jest to automatyczne scalanie kontrahentów po nazwie, adresie lub telefonie. Szczegółowo opisuje to wpis Jak xSale przypisuje kontrahenta do importowanego zamówienia?.
Dopiero później, przy przekazywaniu zamówienia do ERP, odpowiedni mechanizm integracji sprawdza lub zakłada kartotekę kontrahenta. Dla Subiekt GT jest to Futuriti Connector, działający według zasad opisanych powyżej.
Co sprawdzić
- kryteria i kolejność wyszukiwania dostępne w danej integracji; w Subiekt GT nabywca z NIP jest wyszukiwany po NIP, a dla nabywcy bez NIP ustawiasz E-mail/Kod,
- czy istniejąca kartoteka ma uzupełnione dane, po których integracja rzeczywiście szuka kontrahenta,
- czy konfiguracja WebService dla ERP XL obejmuje właściwą grupę kontrahentów,
- czy w Twoim środowisku nie ma osobnych zasad zakładania kontrahentów dla wybranych źródeł zamówień.
Jeżeli chcesz ograniczyć ryzyko tworzenia podwójnych kartotek kontrahentów, skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai i prześlij przykład konkretnego zamówienia oraz numer NIP kontrahenta.