Ten wpis opisuje, co zrobić, gdy zamówienie z xSale trzeba ponownie przekazać do ERP, np. po poprawieniu danych na zamówieniu. Najważniejsze jest to, aby przed ponowieniem usunąć przyczynę błędu oraz uporządkować dokument, który mógł już powstać w ERP.
W tym artykule znajdziesz
- kiedy ponownie przekazać zamówienie do ERP,
- co sprawdzić przed ponowieniem,
- co zrobić z dokumentem utworzonym wcześniej w ERP,
- dlaczego ważny jest numer FGUID,
- jak uruchomić ponowne przekazanie zamówienia.
Kiedy ponownie przekazać zamówienie do ERP
Ponowienie ma sens wtedy, gdy pierwsza próba przekazania zamówienia do ERP nie zakończyła się poprawnie albo gdy dane zamówienia zostały poprawione w xSale i trzeba utworzyć poprawny dokument w ERP.
Najczęstsze przykłady:
- zamówienie trafiło na status Do obsługi ręcznej,
- w logu zamówienia widać błąd danych kontrahenta, adresu, płatności, dostawy lub towaru,
- dane zostały poprawione w xSale i trzeba ponownie uruchomić eksport do ERP,
- w ERP powstał dokument, ale wymaga anulowania lub usunięcia przed ponowieniem.
Jeśli problem dotyczy połączenia, WebService, licencji albo blokady po stronie ERP, najpierw usuń przyczynę. Pomocny będzie wpis Problem z importem zamówienia do ERP.
Co sprawdzić przed ponowieniem
- Sprawdź log zadań zamówienia i ustal przyczynę błędu.
- Popraw dane na zamówieniu w xSale, jeśli błąd dotyczy danych zamówienia.
- Sprawdź, czy w ERP powstał już dokument dla tego zamówienia.
- Jeśli dokument powstał, ustal, czy można go usunąć, anulować albo zamknąć zgodnie z zasadami pracy w ERP.
- Dopiero po uporządkowaniu dokumentu w ERP uruchom ponowne przekazanie zamówienia.
Co zrobić z dokumentem utworzonym wcześniej w ERP
Jeżeli po ponowieniu w ERP mogą istnieć dwa dokumenty powiązane z jednym zamówieniem xSale, trzeba uporządkować wcześniejszy dokument.
- Jeżeli pierwszy dokument w ERP nie został zatwierdzony i można go bezpiecznie usunąć, usuń go.
- Jeżeli dokument został już zatwierdzony, nie usuwaj go wbrew zasadom pracy w ERP. Zamknij, anuluj lub skoryguj go zgodnie z procedurą obowiązującą w Twojej firmie.
- Jeżeli dokument pozostaje w ERP jako zamknięty lub anulowany, usuń z niego atrybut/powiązanie FGUID, jeśli jest używane do identyfikacji zamówienia przez xSale.
Dlaczego ważny jest FGUID
FGUID to techniczny identyfikator, po którym xSale może rozpoznawać dokument ERP powiązany z zamówieniem. W ERP powinien istnieć tylko jeden aktywny dokument z danym FGUID.
Jeżeli zamknięty lub anulowany dokument nadal ma ten sam FGUID, xSale może dalej odczytywać jego status zamiast statusu nowego dokumentu. W praktyce może to zablokować dalszą automatyczną realizację, np. generowanie faktury, aktualizację statusu albo inne procesy powiązane z dokumentem ERP.
Dlatego po ponownym przekazaniu zamówienia do ERP należy dopilnować, aby aktywny dokument miał właściwe powiązanie, a stary dokument nie był już traktowany przez xSale jako główny dokument zamówienia.
Jak uruchomić ponowne przekazanie zamówienia
Ponowienie polega na ustawieniu zamówienia w xSale na status, który w danym wdrożeniu uruchamia eksport do ERP. Najczęściej jest to status Nowe, ale nazwa i konfiguracja statusu mogą być inne w zależności od organizacji.
- Usuń przyczynę błędu wskazaną w logu zamówienia.
- Uporządkuj wcześniejszy dokument w ERP, jeśli został utworzony.
- Na zamówieniu w xSale ustaw status uruchamiający przekazanie do ERP.
- Sprawdź log zamówienia i poczekaj na wynik procesu.
- Po poprawnym przekazaniu zamówienia sprawdź, czy status zmienił się na Zaimportowano do ERP albo inny status używany w Twojej konfiguracji.
Jeżeli nie masz pewności, który status uruchamia eksport w Twojej organizacji albo jak bezpiecznie uporządkować dokument w ERP, zgłoś sprawę do helpdesk@xsale.ai. W zgłoszeniu podaj ID zamówienia w xSale, numer dokumentu ERP oraz informację, co zostało poprawione przed ponowieniem.
