Proces wczytywania płatności do Comarch ERP Optima

Proces wczytywania płatności do Comarch ERP Optima pozwala przenieść do ERP informację o opłaconym zamówieniu z xSale. Po poprawnym imporcie w Optimie tworzony jest zapis kasowo-bankowy, np. KP, na rejestr wskazany w konfiguracji mapowania płatności.

W tym artykule znajdziesz

• Jak działa proces wczytywania płatności?
• Kiedy płatność zostanie przekazana do Optimy?
• Co musi być skonfigurowane?
• Jakie dane trafiają do Optimy?
• Co się stanie po poprawnym wczytaniu płatności?
• Najczęstsze przyczyny problemów
• Kontrahent jednorazowy a płatności

Jak działa proces wczytywania płatności?

xSale pobiera płatności z kanału sprzedaży, jeśli dana integracja przekazuje informacje o płatnościach. Następnie płatność jest przekształcana na zapis kasowo-bankowy i zapisywana w Comarch ERP Optima.

Proces działa tylko dla płatności, które mają wartość większą niż 0. Jeśli płatność ma wartość 0 lub nie ma wartości, xSale nie utworzy zapisu kasowo-bankowego.

Przed zapisem xSale sprawdza, czy taki zapis nie został już wcześniej utworzony. Jeżeli konfiguracja nie pozwala importować duplikatów, ponowna płatność o tych samych danych nie zostanie wczytana drugi raz.

Kiedy płatność zostanie przekazana do Optimy?

Płatność może zostać przekazana do Optimy, jeżeli:

• proces importu płatności jest włączony w konfiguracji integracji,
• kanał sprzedaży zwrócił informację o płatności,
• płatność ma status, który jest ustawiony w konfiguracji jako status do importu,
• płatność ma poprawną formę płatności,
• dla tej formy płatności istnieje mapowanie na rejestr kasowo-bankowy i typ operacji w ERP,
• płatność ma wartość większą niż 0.

W zależności od konfiguracji proces może pobierać płatności cyklicznie albo według statusów płatności. Jeśli płatność nie została wczytana i ma zostać ponownie przetworzona, należy ustawić jej status zgodnie ze statusem wskazanym w konfiguracji jako status do importu.

Co musi być skonfigurowane?

Najważniejsza jest konfiguracja mapowania płatności dla danej integracji sprzedażowej. W mapowaniu trzeba wskazać, do jakiego rejestru kasowo-bankowego w Optimie ma trafić dana forma płatności oraz jaki typ operacji ma zostać użyty.

• Rejestr kasowo-bankowy – akronim rejestru z Comarch ERP Optima, na który ma zostać zapisane KP/KW.
• Typ operacji – typ zapisu kasowo-bankowego używany przy tworzeniu płatności w ERP.
• Waluta – jeżeli mapowanie jest przygotowane także po walucie, xSale może dobrać mapowanie dla konkretnej formy płatności i waluty.

Mapowanie płatności można skonfigurować w panelu xSale:

• Konfiguracja mapowania płatności w panelu xSale V1
• Konfiguracja mapowania płatności w panelu xSale V2

Jeżeli na płatności nie uda się ustalić rejestru, xSale nie powinien tworzyć zapisu kasowo-bankowego w Optimie. W takiej sytuacji należy sprawdzić mapowanie formy płatności oraz akronim rejestru w ERP.

Jakie dane trafiają do Optimy?

Podczas tworzenia zapisu kasowo-bankowego xSale przekazuje m.in.:

• kwotę płatności,
• walutę płatności,
• rejestr kasowo-bankowy z mapowania,
• typ operacji z mapowania,
• numer płatności lub numer obcy płatności,
• opis płatności,
• powiązanie z zamówieniem, jeśli zamówienie zostało odnalezione w ERP,
• kod kontrahenta z zamówienia w ERP albo kod kontrahenta z płatności, jeśli zamówienie nie zostało odnalezione.

Jeśli zamówienie jest już w Optimie, zapis kasowo-bankowy jest powiązany z tym zamówieniem. Jeśli zamówienia nie ma w ERP, dalsze działanie zależy od konfiguracji. Standardowo płatność może zostać opisana informacją o braku zamówienia, ale dostępne jest też ustawienie, które może blokować zapis płatności bez zamówienia.

Co się stanie po poprawnym wczytaniu płatności?

Po poprawnym utworzeniu zapisu kasowo-bankowego xSale oznacza płatność jako przetworzoną. Jeżeli w konfiguracji włączono zmianę statusu po imporcie, płatność lub powiązane zamówienie może otrzymać status wskazany jako status po poprawnym imporcie płatności.

W Comarch ERP Optima zapis może być utworzony jako zatwierdzony albo w buforze. Zależy to od ustawienia importu płatności w konfiguracji integracji.

Dodatkowo w konfiguracji WebService Optima dostępne jest ustawienie Wczytanie płatności zatwierdza RO. Jeśli jest włączone, po wczytaniu płatności WebService może zatwierdzić powiązaną rezerwację odbiorcy.

Najczęstsze przyczyny problemów

• Brak mapowania formy płatności – sprawdź, czy forma płatności z kanału sprzedaży ma ustawiony rejestr i typ operacji.
• Nieprawidłowy rejestr – sprawdź, czy akronim rejestru w mapowaniu odpowiada rejestrowi w Comarch ERP Optima.
• Rejestr jest zamknięty – sprawdź, czy w Optimie można dodać zapis do wskazanego rejestru.
• Brak formy płatności na płatności – xSale nie ustali mapowania, jeśli kanał sprzedaży nie przekaże formy płatności.
• Płatność ma wartość 0 – taka płatność jest pomijana i nie tworzy zapisu kasowo-bankowego.
• Zamówienie nie zostało jeszcze wczytane do ERP – jeśli konfiguracja wymaga zamówienia w ERP, płatność może zostać odłożona do ponownego sprawdzenia.
• Płatność jest duplikatem – jeśli import duplikatów jest wyłączony, xSale nie utworzy drugiego zapisu dla tej samej płatności.

Kontrahent jednorazowy a płatności

Jeżeli w integracji z Comarch ERP Optima włączona jest obsługa zamówień dla klientów detalicznych z wykorzystaniem kontrahenta jednorazowego, należy zwrócić uwagę na sposób tworzenia zapisów kasowo-bankowych.

Jeśli klienci detaliczni są przypisywani do kontrahenta jednorazowego, przy zapisach kasowo-bankowych ten sam kontrahent może zostać podpowiedziany również dla zamówień zawierających NIP. W takiej konfiguracji należy świadomie zdecydować, czy:

• korzystać z kontrahenta jednorazowego, akceptując konsekwencje przy płatnościach,
• nie używać kontrahenta jednorazowego w procesie, w którym płatności mają być importowane do ERP.