Ten wpis opisuje, jak postępować, gdy klient rezygnuje z zamówienia i zamówienie ma zostać anulowane w xSale oraz w systemie ERP. W integracjach ERP kluczowe jest to, gdzie faktycznie obsługujesz dokument oraz czy xSale nadal może rozpoznać powiązany dokument po identyfikatorze FGUID.
W tym artykule znajdziesz
- kiedy anulować zamówienie,
- co zrobić, jeśli zamówienie zostało już przekazane do ERP,
- dlaczego nie usuwać FGUID przy standardowym anulowaniu,
- kiedy status zmieni się w xSale,
- co sprawdzić, jeśli status się nie zmienia.
Kiedy anulować zamówienie
Anulowanie jest potrzebne wtedy, gdy zamówienie nie będzie realizowane, np. klient zrezygnował z zakupu, płatność nie wpłynęła albo sprzedaż została anulowana w kanale sprzedaży.
Jeśli zamówienie nie zostało jeszcze przekazane do ERP, zwykle wystarczy obsłużyć je po stronie xSale zgodnie z procesem obowiązującym w Twojej organizacji, np. zmienić status na anulowany lub zatrzymać dalszą automatyzację.
Jeśli zamówienie zostało przekazane do ERP
Jeżeli zamówienie zostało już utworzone w ERP, anulowanie powinno zostać wykonane przede wszystkim na dokumencie ERP, zgodnie z zasadami pracy w danym systemie.
- Jeżeli dokument w ERP nie został zatwierdzony i można go bezpiecznie usunąć lub anulować, wykonaj odpowiednią operację w ERP.
- Jeżeli dokument został już zatwierdzony, zamknij, anuluj lub skoryguj go zgodnie z procedurą obowiązującą w Twojej firmie i w danym systemie ERP.
- Nie usuwaj technicznego powiązania z xSale, jeśli chcesz, aby xSale odczytał aktualny status dokumentu z ERP.
Dlaczego nie usuwać FGUID
FGUID to techniczny identyfikator, który pozwala xSale rozpoznać dokument ERP powiązany z zamówieniem. Dzięki temu xSale może odpytać ERP o status dokumentu i zaktualizować status zamówienia.
Przy standardowym anulowaniu dokumentu w ERP nie usuwaj numeru FGUID z atrybutu dokumentu. Jeśli FGUID zostanie usunięty, xSale może nie mieć możliwości zweryfikowania, że dokument w ERP został anulowany lub zamknięty.
Usuwanie FGUID ma sens tylko w innych, technicznych scenariuszach, np. gdy trzeba uporządkować dwa dokumenty ERP powiązane z jednym zamówieniem po ponowieniu eksportu. Ten przypadek opisuje wpis Ponowne przesłanie zamówienia z xSale do ERP.
Kiedy status zmieni się w xSale
Po anulowaniu lub zamknięciu dokumentu w ERP xSale może zaktualizować status zamówienia automatycznie, gdy integracja odczyta zmianę po stronie ERP. Zmiana nie zawsze pojawia się natychmiast, ponieważ xSale odpytuje ERP cyklicznie.
W starszych zamówieniach aktualizacja może potrwać dłużej, bo system sprawdza je z niższym priorytetem. Więcej o automatycznej zmianie statusów znajdziesz we wpisie Automatyczna zmiana statusów zamówienia i płatności.
Co sprawdzić, jeśli status się nie zmienia
- Sprawdź, czy dokument w ERP został rzeczywiście anulowany, zamknięty albo skorygowany zgodnie z procesem ERP.
- Sprawdź, czy dokument nadal ma atrybut lub identyfikator FGUID powiązany z zamówieniem xSale.
- Sprawdź historię lub log zamówienia w xSale.
- Sprawdź, czy WebService i połączenie z ERP działają poprawnie.
- Jeśli status nadal się nie zmienia, zgłoś sprawę do helpdesk@xsale.ai.
W zgłoszeniu podaj ID zamówienia w xSale, numer dokumentu ERP, system ERP oraz informację, jaka operacja została wykonana na dokumencie po stronie ERP.
