Błąd „Niepoprawny numer NIP” w integracji xSale z Comarch ERP Optima

Błąd „Niepoprawny numer NIP” oznacza, że Comarch ERP Optima odrzuciła dane kontrahenta albo dokumentu, ponieważ numer NIP nie przeszedł walidacji po stronie Optimy. Komunikat może pojawić się w historii zamówienia, np. przy wysyłce zamówienia do ERP albo przy pobieraniu statusu dokumentu.

Najczęściej problem dotyczy NIP zapisanego na zamówieniu w xSale albo NIP zapisanego już wcześniej na kartotece kontrahenta w Comarch ERP Optima.

W tym artykule znajdziesz

• Skąd xSale bierze NIP przy wysyłce zamówienia do Optimy?
• Najczęstsze przyczyny błędu
• Jak poprawić błędny NIP na zamówieniu w xSale?
• Jak poprawić błędny NIP na kartotece kontrahenta w Optimie?
• Co sprawdzić po poprawce?

Skąd xSale bierze NIP przy wysyłce zamówienia do Optimy?

Podczas przygotowania zamówienia do wysyłki do Comarch ERP Optima xSale przekazuje dane kontrahenta razem z numerem NIP, jeżeli taki numer znajduje się w danych zamówienia.

W niektórych integracjach NIP może być przekazany nie tylko w danych kontrahenta, ale także w danych adresu głównego. Jeżeli NIP na kontrahencie jest pusty, xSale może uzupełnić go wartością z adresu głównego zamówienia. Następnie numer trafia do WebService, a jego poprawność waliduje Comarch ERP Optima.

Jeżeli zamówienie zostanie powiązane z istniejącą kartoteką kontrahenta w Optimie, znaczenie ma również NIP zapisany już na tej kartotece.

Najczęstsze przyczyny błędu

• Błędny NIP na zamówieniu w xSale – np. literówka, brakująca cyfra, spacja, myślnik w nieobsługiwanym miejscu, numer telefonu albo inna wartość wpisana w pole NIP.
• NIP pobrany ze sklepu lub marketplace w nieprawidłowej formie – xSale przekazuje dane otrzymane ze źródła zamówienia, dlatego błędna wartość może pochodzić z kanału sprzedaży.
• Błędny NIP na istniejącej kartotece kontrahenta w Optimie – nawet jeśli na zamówieniu w xSale NIP jest pusty, Optima może walidować NIP zapisany na kontrahencie, z którym zamówienie zostało powiązane.
• Nieprawidłowy prefiks albo zagraniczny numer VAT – jeżeli numer dotyczy kontrahenta zagranicznego, sprawdź również kraj i prefiks numeru VAT/NIP.

Jak poprawić błędny NIP na zamówieniu w xSale?

1. Otwórz zamówienie w xSale.
2. Sprawdź dane Nabywcy / Płatnika oraz dane adresowe, jeżeli kanał sprzedaży przekazał NIP w adresie.
3. Popraw NIP na prawidłowy albo usuń go, jeżeli kontrahent nie powinien mieć numeru NIP.
4. Upewnij się, że numer ma poprawny format. Dla polskiego NIP jest to 10 cyfr, bez dodatkowych znaków.
5. Ponów wysyłkę zamówienia do ERP, np. ustawiając status uruchamiający proces wysyłki do Comarch ERP Optima. Najczęściej jest to status Nowe, ale w indywidualnych wdrożeniach może być ustawiony inny status.

Jeżeli zamówienie zostało już pobrane do xSale, poprawienie danych w sklepie lub marketplace zwykle nie zmieni automatycznie danych na tym zamówieniu. Korektę w źródle warto wykonać, żeby problem nie pojawiał się na kolejnych zamówieniach.

Jak poprawić błędny NIP na kartotece kontrahenta w Optimie?

1. W Comarch ERP Optima odszukaj kontrahenta powiązanego z zamówieniem. Najczęściej można go znaleźć po akronimie, e-mailu albo danych z zamówienia.
2. Sprawdź pole NIP na kartotece kontrahenta.
3. Jeżeli NIP jest błędny, popraw go na prawidłowy albo usuń, jeśli kontrahent nie powinien mieć NIP.
4. Wróć do xSale i ponów wysyłkę zamówienia do ERP albo ponów proces, przy którym pojawił się błąd.

xSale może dopisać lub zaktualizować dane kontrahenta zgodnie z konfiguracją integracji, ale pusty NIP na zamówieniu nie oznacza automatycznie usunięcia błędnego NIP z istniejącej kartoteki w Optimie. Dlatego przy tym błędzie trzeba sprawdzić również dane bezpośrednio w ERP.

Co sprawdzić po poprawce?

• czy NIP na zamówieniu w xSale jest poprawny albo pusty zgodnie ze scenariuszem sprzedaży,
• czy NIP na kartotece kontrahenta w Optimie jest poprawny,
• czy zamówienie w xSale nie zostało powiązane z inną, starszą kartoteką kontrahenta w Optimie,
• czy status zamówienia w xSale ponownie uruchomił wysyłkę do ERP,
• czy w historii zamówienia nie pojawia się nowy komunikat błędu, który wskazuje na inny problem.

Jeżeli błąd nadal występuje, przekaż do wsparcia xSale ID zamówienia, treść komunikatu z historii zamówienia oraz dane kontrahenta w Optimie, np. akronim i e-mail.