W integracji xSale z Comarch ERP XL możesz automatycznie generować faktury sprzedaży do zamówień przekazanych do ERP. W tym artykule opisujemy, jak wygląda ten proces, kiedy dokument się tworzy, jak działają najważniejsze ustawienia oraz jak rozumieć temat faktury fiskalnej i paragonu.
W tym artykule znajdziesz
- jak działa generowanie faktur w Comarch ERP XL,
- jaką rolę mają ZS i dokument magazynowy,
- jak działają ustawienia procesu: Confirm i Settlement,
- jak wygląda numeracja i stan dokumentu,
- jaka jest różnica między fakturą fiskalną a paragonem,
- o jakich ograniczeniach warto pamiętać,
- jak włączyć proces.
Jak działa generowanie faktur w Comarch ERP XL
xSale może automatycznie wygenerować fakturę sprzedaży w Comarch ERP XL po utworzeniu i zatwierdzeniu dokumentu magazynowego powiązanego z zamówieniem.
W standardowym scenariuszu dla ERP XL:
- zamówienie trafia do ERP jako ZS,
- faktura jest generowana na podstawie dokumentu magazynowego powiązanego z tym zamówieniem,
- faktura może zostać utworzona w buforze albo jako zatwierdzona, zależnie od konfiguracji procesu,
- faktura może zostać rozliczona z płatnością, jeśli płatności są przesyłane z xSale do ERP na odpowiedni rejestr.
Proces działa zdarzeniowo, więc dokument nie pojawia się natychmiast po zmianie po stronie ERP. xSale odczytuje zmiany cyklicznie i dopiero wtedy uruchamia kolejne akcje.
Rola ZS i dokumentu magazynowego
W praktyce xSale pracuje w ERP XL na zamówieniu sprzedaży ZS, a następnie korzysta z dokumentu magazynowego powiązanego z tym zamówieniem.
To oznacza, że:
- xSale tworzy w ERP zamówienie typu ZS,
- w zależności od używanej konfiguracji i procesów w środowisku może być wykorzystywany dokument magazynowy powiązany z ZS,
- automatyczne wystawienie faktury odbywa się z dokumentu magazynowego przypisanego do zamówienia w ERP.
Jeżeli w Twojej organizacji operator najpierw zatwierdza dokument magazynowy, a dopiero później uruchamia się faktura, taki przebieg jest zgodny z logiką tego procesu.
Ustawienia procesu: Confirm i Settlement
Przy konfiguracji procesu automatycznego generowania faktury istotne są dwa parametry:
- Confirm – określa, czy wygenerowana faktura ma zostać zatwierdzona,
- Settlement – określa, czy wygenerowana faktura ma zostać rozliczona z płatnością. Rozliczenie płatności zatwierdza fakturę.
Do uruchomienia procesu co najmniej jedna z tych opcji musi być włączona.
Jeżeli dla zamówienia nie ma płatności w xSale, system nie rozliczy faktury automatycznie. W takiej sytuacji dokument może zostać wygenerowany, ale bez rozliczenia.
Numeracja i stan dokumentu
Numeracja faktur jest nadawana po stronie Comarch ERP XL. xSale nie steruje numeracją dokumentów.
W zależności od konfiguracji proces może:
- pozostawić fakturę w buforze,
- zatwierdzić ją od razu,
- rozliczyć płatność razem z wystawieniem dokumentu, jeśli taki scenariusz jest włączony i dane płatności są dostępne.
Faktura fiskalna a paragon
W Comarch ERP XL warto odróżnić fakturę oznaczoną jako dokument fiskalny od paragonu.
W opisywanym procesie xSale generuje fakturę sprzedaży. Taka faktura może dodatkowo zostać oznaczona jako dokument fiskalny.
Oznaczenie faktury jako fiskalnej nie jest tym samym co wygenerowanie paragonu.
Jeśli w Twojej organizacji używa się określenia „paragon”, warto upewnić się, czy chodzi o:
- fakturę sprzedaży oznaczoną jako fiskalna,
- rzeczywisty dokument typu paragon po stronie ERP XL,
- indywidualny scenariusz działania ustalony dla Twojego wdrożenia.
W standardowym procesie opisanym w tym artykule nie zakładamy automatycznego generowania paragonu.
Ważne ograniczenia
- Proces nie działa natychmiast po zmianie dokumentu po stronie ERP, ponieważ xSale pracuje zdarzeniowo.
- W standardowym scenariuszu nie są generowane spinacze do faktur (s)FS.
- Wysyłka faktury do klienta to osobny etap procesu po wygenerowaniu dokumentu.
Włączenie procesu
W celu uruchomienia procesu skontaktuj się z helpdesk@xsale.ai.
