xSale to narzędzie, które pozwala odzyskać czas i usprawnić realizację zamówień w sklepie internetowym. Dzięki pełnej automatyzacji integracji z ERP eliminujesz błędy, przyspieszasz obsługę klientów i zwiększasz efektywność zespołu.
Korzystając z xSale możesz automatycznie przesyłać zamówienia do systemu ERP, co eliminuje ręczne działania i minimalizuje ryzyko błędów w procesie obsługi. Dzięki temu zarówno osoby obsługujące zamówienia, jak i pracownicy logistyki mogą skupić się na kluczowych aspektach sprzedaży i wysyłki, zamiast tracić czas na ręczne przekazywanie danych. W tym poradniku przeczytasz o kluczowych aspektach automatyzacji przesyłania zamówień z xSale do zintegrowanych systemów ERP.
Pełna automatyzacja – bezobsługowy przepływ zamówień
Jeśli korzystasz w xSale z integracji z systemem ERP, możesz w pełni zautomatyzować przekazywanie do niego zamówień. Wystarczy, że zamówienie w xSale otrzyma status Nowe (jest to domyślnie skonfigurowany status), a aplikacja automatycznie prześle je do ERP, zapewniając ciągłość procesów sprzedażowych.
Podstawowa korzyść w takim podejściu to brak ręcznego przepisywania danych, co pozwala uniknąć pomyłek i oszczędzić czas. Automatyzacja przyspiesza realizację zamówień, ponieważ zamówienia są natychmiast dostępne w systemie ERP, dzięki czemu pracownicy mogą przystąpić do kompletowania produktów i realizacji wysyłki.
xSale dba o poprawność przekazywanych danych – integracje z systemami ERP posiadają szereg wbudowanych reguł, które zapewniają prawidłowe przesłanie zamówienia do systemu ERP, a w przypadku braku niezbędnych informacji, mogą wstrzymać automatyczne procesy i zasygnalizować potrzebę ręcznej obsługi zamówienia.
Konfiguracja domyślnego statusu – automatyczny start procesu
Każdy kanał sprzedaży możesz skonfigurować tak, aby zamówienia po zaimportowaniu do xSale otrzymywały status Nowe. Dzięki temu zamówienia trafiają do systemu ERP bez potrzeby dodatkowej interwencji.
Automatyczna synchronizacja zdejmuje z zespołu obsługującego zamówienia konieczność pamiętania o ręcznym przekazywaniu zamówień i eliminuje opóźnienia – każde nowe zamówienie od razu trafia do systemu ERP i może być przetwarzane przez magazyn. Redukcja pracy manualnej sprawia, że pracownicy obsługi zamówień mogą skupić się na obsłudze klienta i kontroli jakości.
Ręczne przesyłanie zamówień – elastyczność w zarządzaniu
Jeżeli chcesz kontrolować moment przesyłania zamówień do ERP, możesz ustawić inny domyślny status i ręcznie zmieniać go na Nowe wtedy, gdy zamówienie jest gotowe do przesłania.
Istnieje kilka sposobów na zmianę statusu zamówienia:
- Ręczna zmiana – możliwa w widoku edycji zamówienia
- Operacje seryjne – pozwalają zmienić status wielu zamówień jednocześnie
- REST API xSale – umożliwia zarządzanie statusami zamówień z poziomu własnych systemów i integracji (ERP, WMS).
Dzięki wykorzystaniu tego scenariusza zyskujesz większą kontrolę nad momentem przesłania zamówienia do systemu ERP. Możesz dzięki temu lepiej dostosować proces do specyfiki swojej firmy. Masz również możliwość obsługi nietypowych scenariuszy, jeśli twój proces logistyczny takie uwzględnia.
Niezawodność procesu – eliminacja błędów i powielania zamówień
Pamiętaj, że ponowna zmiana statusu zamówienia na Nowe spowoduje kolejne przesłanie go do systemu ERP. System nie blokuje ponownego przesłania zamówienia do ERP, co może być przydatne np. w sytuacji jego przypadkowego usunięcia. Wymaga to jednak świadomego zarządzania, aby uniknąć duplikacji.
Aby uniknąć powielania zamówień, rozplanuj konfigurację statusów i dostosuj proces automatyzacji obsługi do procesów w swojej firmie. Dzięki temu wyeliminujesz ryzyko niekontrolowanego duplikowania zamówień, a zamówienia w systemie ERP będą zawsze aktualne i zgodne z rzeczywistością – spójność danych pomiędzy systemami jest bardzo ważna.
Podsumowanie
Automatyczne przesyłanie zamówień w xSale pozwala oszczędzić czas i uniknąć błędów. Dzięki temu realizacja zamówień jest szybsza, obsługa klientów sprawniejsza, a Twój zespół może skupić się na rozwoju firmy zamiast na ręcznej pracy. Wzrasta niezawodność procesu obsługi, poprawia się kontrola i elastyczność procesów logistycznych. Dzięki automatyzacjom w xSale odzyskujesz czas, który możesz przeznaczyć na rozwój biznesu, poprawę obsługi klienta czy optymalizację działań marketingowych.
